10 Coisas que você precisa saber sobre Gerenciamento de Documentos de uma Empresa

Quando você precisa de acesso a um contrato ou apresentação específica, pode facilmente encontrá-lo? Você nem sabe onde procurar? E quando encontrá-lo, tem certeza de que é a versão correta? Pode saber se ele foi alterado e por quem? Será que você recebe informações atualizadas automaticamente? É fácil buscar uma ordem de compra em sua organização? Se você está em um hotel, você pode acessar o conteúdo de dentro do firewall da empresa?

Se você respondeu “não” a alguma das perguntas acima, então você pode ter um problema de gestão documental.

Mas não se preocupe: você não está sozinho! A realidade é que a maioria das organizações, ainda hoje enfrentam esses desafios de gerenciamento de documentos.

Por mais incrível que pareça, o “sistema de gerenciamento de documentos” mais popular do mundo ainda é a unidade de rede compartilhada. Muitas organizações estão lidando com gerenciamento de documentos por conta própria, mantendo documentos críticos nos computadores pessoais de seus funcionários ou em uma unidade compartilhada de rede onde eles podem compartilhar com as pessoas em toda a empresa, ou enviar por e-mails. O problema desse “método” de trabalho é que não há controle de versão, de contexto, ou histórico do documento, dizendo se ele foi alterado, quem o alterou e quando. Assim que um documento deixa sua caixa de email, todo o controle é perdido. Antes que você perceba, você está em uma reunião discutindo uma proposta de contrato ou plano de projeto e todo mundo está segurando uma versão diferente do documento.

O Valor Real do GED

Embora as ferramentas de compartilhamento de arquivos, como o Google Docs e Dropbox realizem um bom trabalho ao facilitar o compartilhamento de documentos, elas só resolvem uma parte do problema. Estas ferramentas ainda não oferecem condições de solução de gerenciamento de documentos corporativos que uma boa ferramenta de GED pode oferecer. Em última análise, eles realmente não são muito mais eficazes que o e-mail.

Mas um verdadeiro sistema de gerenciamento de documentos fornece o documento em si, bem como todas as informações relacionadas, incluindo o nome, o assunto, quem o criou, histórico revisão e de aprovação, número do contrato, número da nota fiscal, identificação do cliente, e muito mais.

Mas fique tranquilo! A DG tem a solução para seus problemas, o Alfresco, um verdadeiro sistema de gestão de documentos.

10 características que você deve exigir de uma solução GED:

1 Biblioteca

A fim de encontrar um conteúdo específico, você precisa de algum tipo de repositório onde os documentos podem ser armazenados e organizados de forma lógica para que os usuários possam vasculhar e localizar facilmente as informações de que necessitam.

2 Pesquisa

Pesquisa é um requisito essencial na forma como o conteúdo é localizado. Em um sistema de GED, o conteúdo é tipicamente organizado em pastas e/ou sites e pode ser navegado por pastas, etiquetas, categorias ou filtros específicos. O conteúdo deve ser fácil de encontrar, tanto através de busca simples quanto da avançada, e os usuários devem ser capazes de facilmente criar suas próprias formas de pesquisa.

3 Contexto

Você deve ser capaz de capturar o contexto usando propriedades especiais chamadas metadados. Metadados são informações encapsuladas em um documento, como nome, cargo, quem o criou, quando foi modificado, status (rascunho ou aprovado), os dados do cliente (ID do cliente, número da nota fiscal), etc.

Metadados informam a versão, bem como o documento e do que se trata. A solução típica de gestão de documentos de unidade compartilhada muitas vezes exibe nomes de arquivos longos, onde os usuários tentam capturar o contexto do documento tornado-o longo, e a busca se torna ineficaz (ex: arquivo-nome_título_draft_versão_-nome do cliente).

4 Controle de Versão

Uma vez que seus documentos estão organizados e têm contexto, a próxima coisa que você precisa saber: o conteúdo foi alterado?

Agora que você já procurou na biblioteca e encontrou o documento que você precisa, como é que você sabe que é a versão correta?

O controle de versão permite que você veja o histórico de atualizações e garante que você esteja trabalhando com a versão correta do documento.

5 Fluxo de Trabalho

Em vez de verificar constantemente o sistema para ver se houve uma atualização nos slides de apresentação da empresa, lista de preços ou especificações para garantir que você tenha as informações mais recentes, deve haver uma forma pró-ativa e automática de verificar essas atualizações. Os melhores sistemas de GED fornecem atualizações automáticas quando os documentos são revisados, alterados e aprovados.

6 Colaboração

GED também fornece a validação, permitindo que os usuários revejam, comentem e discutam o conteúdo para manter as pessoas certas envolvidas no processo.

Documentos têm um ciclo de vida: o conteúdo é criado, revisado, aprovado, publicado e posteriormente revisado, reiniciando o processo.

7 Proteja todos os acessos

Você precisa ter o mesmo acesso, seja no escritório, seja em um quarto de hotel ou no aeroporto. Verifique se o seu sistema de GED permite que você acesse o conteúdo de diferentes dispositivos, de modo que você possa obter as informações que você precisa, onde quer que esteja, mantendo a segurança necessária quando se lida com o seu conteúdo mais valioso.

8 Propriedades

Um GED de excelência mundial, permite organizar e armazenar qualquer tipo de conteúdo, mas também lhe dá a capacidade de armazenar todo tipo de metadados em torno desse conteúdo, incluindo etiquetas que podem extrair informações específicas automaticamente de recursos de mídia rica. Por exemplo, quando você tira uma foto com seu iPhone®, que fornece informações incorporadas de contexto, como quando e onde a foto foi tirada. Um sistema de GED pode extrair tais informações e adicionar ao arquivo automaticamente. Isso pode ser estendido aos seus documentos de negócios e grupos de propriedades, bem como a extração de informações como informações do cliente, localização, descrições, informações de contato e da fatura. Os usuários também podem pesquisar usando essas propriedades.

9 Regras & Ações

A maioria dos servidores de e-mail permite que você configure várias regras como: “Se um e-mail vem de uma determinada pessoa ou tem determinado texto no assunto, arquivá-lo automaticamente em um local específico ou encaminhá-lo para outra pessoa.” Isto é simplesmente uma forma de definição de critérios (linha de assunto) e, em seguida, ligando-o a uma ação específica (arquivo nesse local). Os melhores sistemas de GED têm esse conceito construído de maneira a tornar mais fácil para os usuários configurarem regras e ações e automatizar o resultado.

10 Facilidade de Uso

Ao adotar um sistema de gerenciamento de documentos, o resultado final esperado é que a solução deve facilitar esse trabalho.

Os melhores sistemas de GED usam interfaces amigáveis para que os usuários possam se adaptar rapidamente e começar imediatamente a usar a nova interface.

Em algumas etapas fáceis e sem programação pesada, os usuários designados serão capazes de escrever suas próprias regras com scripts simples que convertem automaticamente os documentos para outro formato (uma versão em PDF para os clientes ou imagem de baixa resolução para o site), extrair os metadados, etiquetar e categorizar o conteúdo, enviar e-mails e muito mais.

Conclusão

Este rápido check-list descreve os principais recursos que você precisa em seu sistema de GED, e assim, tirar o máximo proveito de sua equipe e de seu conteúdo.