Consultoria Arquivística

Atualizado em agosto de 2026.

A consultoria arquivística da DG Tecnologia Acessível organiza o acervo da sua empresa — classificação, tabela de temporalidade, políticas de guarda — e liga esse método a um GED Alfresco Community. Arquivista e TI passam a trabalhar no mesmo desenho: o que guardar, por quanto tempo e em qual sistema.

Este serviço é para o arquivista ou analista de documentos da organização e para o gestor que ele influencia. Não é curso, não é vaga e não é software de biblioteca (empréstimo, catálogo, MARC).

O que é consultoria arquivística?

Consultoria arquivística é o serviço que diagnostica como a empresa cria, classifica, guarda, recupera e elimina documentos — em papel e em digital — e propõe políticas, instrumentos e rotinas alinhados à prática arquivística brasileira. Na DG, o diagnóstico não para no papel: quando faz sentido, o plano já prevê digitalização do acervo e implantação do GED.

Para quem é indicado

Atendemos organizações de médio e grande porte cujo acervo é ativo de negócio ou de conformidade: contratos, prontuários, RH, processos administrativos, engenharia, setor público. O interlocutor típico é o arquivista, o analista de gestão documental ou o responsável pelo arquivo da empresa — em diálogo com TI, compliance e operações.

Não atendemos, neste serviço, bibliotecas públicas, universitárias ou escolares que buscam sistema de empréstimo e catálogo. GED e sistema de biblioteca resolvem problemas diferentes; misturá-los gera retrabalho.

Por que a empresa precisa disso

Sem classificação e temporalidade, o arquivo vira depósito: ninguém acha o que precisa na auditoria, documentos vencidos continuam ocupando espaço e a LGPD fica no discurso. O arquivista conhece o método; falta, com frequência, um parceiro que traduza plano de classificação e tabela de temporalidade em metadados, pastas e regras no sistema que a TI vai operar.

• Classificação que a equipe consegue usar — códigos e séries documentais no vocabulário da empresa, não um plano copiado de outro órgão.
• Guarda e eliminação com critério — tabela de temporalidade aplicada no GED, com prazos de corrente, intermediário e permanente.
• Auditoria sem caça ao papel — trilha de quem acessou, versionou e aprovou, alinhada a políticas internas e à LGPD.

O que a DG entrega

Diagnóstico do acervo e dos processos

Mapeamos produção, tramitação, guarda e destinação dos documentos. Identificamos lacunas de classificação, duplicidade, acervo morto e sistemas paralelos (rede, e-mail, pastas pessoais). O relatório prioriza o que muda primeiro — e o que pode esperar.

Políticas, classificação e tabela de temporalidade

Desenhamos ou revisamos política de gestão documental, plano de classificação e tabela de temporalidade. Quando a organização se orienta pelo modelo e-ARQ Brasil (CONARQ) ou precisa de um SIGAD, alinhamos os instrumentos a esse recorte — sem copiar norma de órgão público para uma empresa que não a aplica da mesma forma.

Organização e recuperação

Definimos esquemas de classificação, índices, metadados e regras de nomenclatura para localizar o documento certo, na versão certa. Isso vale para o acervo físico que ainda existe e para o repositório eletrônico que vai recebê-lo.

Digitalização e migração para GED

Apoiamos a seleção do que digitalizar, os metadados de captura e a transferência para o GED Alfresco. A consultoria Alfresco entra quando o próximo passo é implantar, customizar ou evoluir a plataforma — taxonomia e políticas já definidas, em vez de pastas improvisadas no Share.

Capacitação da equipe

Treinamos quem classifica, quem pesquisa e quem administra o repositório. O arquivista permanece dono do método; a TI permanece dona da infra. Os dois passam a falar a mesma língua sobre tipos documentais, retenção e permissões.

Auditoria e conformidade

Apoiamos preparo para auditorias internas e externas: evidências de política aplicada, retenção, acesso e eliminação. O GED registra o que o papel sozinho não prova.

Método arquivístico e sistema GED juntos

Consultoria sem sistema vira pasta de normas que ninguém opera. Sistema sem consultoria vira repositório bagunçado com busca cheia e classificação vazia. A DG junta os dois: instrumentos arquivísticos e Alfresco Community — on-premise, na nuvem da empresa ou hospedado pela DG — sem custo de licenciamento.

Se o ambiente Alfresco já existe, o diagnóstico aponta o que corrigir na taxonomia, nos metadados e nas regras de guarda antes de novos módulos. Se ainda não existe, o mesmo diagnóstico alimenta o escopo de implantação.

GED empresarial ou sistema de biblioteca?

GED e sistema de biblioteca resolvem problemas diferentes. Use esta página se o acervo é o arquivo da empresa; procure um ILS se o problema é empréstimo e catálogo de livros.

Caminho DG

• Arquivo da empresa (contratos, RH, processos, conformidade) — consultoria arquivística + GED Alfresco.
• Classificação, temporalidade, SIGAD / e-ARQ — instrumentos arquivísticos e metadados no GED.

Não é o nosso foco

• Empréstimo, acervo de livros, usuários da biblioteca — sistema de biblioteca (ILS), não GED.
• Koha, Pergamum, catálogo MARC — software de biblioteca; a DG não implanta esse tipo de sistema.

Como funciona o trabalho

1. Diagnóstico — acervo, sistemas atuais, volume, normas internas e prazos de decisão.
2. Instrumentos — política, classificação, temporalidade e metadados alinhados ao GED.
3. Plano de implantação — o que digitalizar, o que migrar, o que configurar no Alfresco.
4. Execução — organização, digitalização quando couber, configuração do repositório com a equipe de consultoria Alfresco.
5. Capacitação e suporte — treino da equipe e, se o Alfresco já estiver em produção, suporte técnico Alfresco Community.

Perguntas frequentes

Consultoria arquivística é a mesma coisa que implantar um GED?

Não. A consultoria define o método: o que classificar, quanto tempo guardar, quem acessa e como eliminar. O GED é o sistema que opera esse método no dia a dia. A DG oferece os dois, para o plano não ficar só no documento e o sistema não ficar sem regra.

Vocês atendem bibliotecários de biblioteca pública ou universitária?

O serviço desta página é gestão de documentos da organização (arquivo empresarial ou institucional), não catálogo de livros nem empréstimo. Bibliotecários que atuam em centro de documentação ou arquivo da empresa — classificação, temporalidade, GED — são o público certo. Quem busca Koha, Pergamum ou software de biblioteca deve procurar um fornecedor de ILS.

Quem decide a compra: o arquivista ou a TI?

Na prática os dois. O arquivista valida se o GED respeita classificação e guarda. A TI valida infra, integração e suporte. O diagnóstico da DG é feito para os dois saírem da reunião com o mesmo escopo — e o gestor com um pedido de orçamento compreensível.

A consultoria segue o e-ARQ Brasil e o CONARQ?

Usamos o e-ARQ Brasil e as orientações do CONARQ como referência quando o contexto da organização pede isso — em especial órgãos e empresas com obrigação de SIGAD. Em empresas privadas, adaptamos classificação e temporalidade à realidade legal e operacional do cliente, sem forçar um modelo de arquivo público onde ele não se aplica.

Já temos Alfresco. Ainda precisamos de consultoria arquivística?

Sim, se o repositório cresceu sem plano de classificação, com pastas por setor e busca que devolve demais. Nesses casos o trabalho é corrigir taxonomia, metadados e regras de retenção no ambiente existente, em conjunto com a consultoria Alfresco.

O diagnóstico inclui digitalização de papel?

O diagnóstico aponta o que digitalizar, com quais metadados e em qual ordem. A execução da digitalização pode entrar no mesmo projeto ou ser contratada à parte, conforme volume e urgência. Veja também a página de digitalização de documentos físicos.

Precisa organizar o arquivo da empresa e o GED no mesmo plano? Solicite um diagnóstico: a DG avalia acervo, instrumentos arquivísticos e o papel do Alfresco no seu cenário. Fale com um consultor.