SOPA DE LETRINHAS

Anda fazendo pesquisas sobre opções de tecnologia para Gestão Eletrônica de Documentos e tecnologias correlatas no mercado? No fim das contas, tudo acaba parecendo uma sopa de letrinhas, com tantas siglas e nomenclaturas diferentes?

Que tal começar a entender melhor alguns termos usados nesse seguimento?

Para facilitar sua jornada de conhecimento, criamos uma lista com os principais termos para te deixar confortável em qualquer situação … Diga adeus à sopa de letrinhas!

Glossário: conheça os principais termos

Ir para A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

Letra A

Acervo

Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

Acessibilidade

Facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital.

Acesso

Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informação.

Agregação

É o processo de possibilitar a inserção de dados de criação / autoria através de diferentes ferramentas e sistemas.

AIIM (Association for Information and Image Management)

Entidade americana que oferece educação, pesquisa e as melhores práticas para ajudar as organizações a encontrar, controlar e otimizar suas informações.

Anexo

Um objeto digital que segue junto com a mensagem de correio eletrônico ou com um fluxo de trabalho.

Armazenamento / storage

Guarda de documentos digitais em dispositivos de memória não volátil.

Arquivo digital

Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado.

Assinatura digital

Modalidade de assinatura eletrônica resultante de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital são: a) ser única para cada documento, mesmo que o signatário seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificação da integridade; d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.

Assinatura eletrônica

Geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo.

Atualização

Técnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte para outro, sem mudar sua codificação, para evitar perdas de dados provocadas por deterioração do suporte.

Autenticidade

Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.

Autoridade certificadora (AC)

Organização que emite certificados digitais obedecendo às práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP).

Autoridade de registro (AR)

Organização que distribui certificados digitais aos usuários finais mediante processo de identificação estabelecido nas práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP).

B2B (Business to Business)

Processo estruturado de troca de informações entre parceiros comerciais (a partir de redes privadas ou da Internet) para criar e transformar relações de negócios.

B2C (Business to Consumer)

É o comércio efetuado entre empresa produtora, vendedora ou prestadora de serviços e o consumidor final, através da Internet.

Banco de dados

1. Ambiente computacional composto por:
   • dados estruturados em bases relacionadas entre si, de acordo com um modelo de dados;
   • regras que definem as operações válidas sobre os dados e garantem sua integridade.
2. Sistema gerenciador de banco de dados (SGBD): software que implementa o banco de dados e permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).

Base de dados

Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatação e validação, e administrados por um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD).

BPM (Business Process Management)

Gerenciamento de Processos de Negócio, conceito que une tecnologia da informação e gestão de negócios, com foco na otimização dos resultados das empresas por intermédio da melhoria dos processos de negócio. BPM é uma das tecnologias que compõem o GED.

Capture

Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando-os em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.

Carimbo digital de tempo

Código binário, incorporado a um documento, que registra data e hora em que ocorreu um evento, como criação, recebimento, leitura, modificação ou eliminação. É uma forma de autenticação do documento.

Categorização

Possibilita a organização de documentos, páginas web e outros conteúdos em um agrupamento lógico baseado no próprio conteúdo.

CDIA+ (Certified Document Imaging Architect)

Certificação que reconhece uma pessoa como capacitada a coletar requisitos de negócios, analisar processos, recomendar ou desenvolver soluções e planejar implementações de gerenciamento de documentos e imagens.

CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory)

Disco óptico criado por um processo de masterização, usado para distribuir informação apenas de leitura.

CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação)

Centro de divulgação de novas tecnologias relacionadas a GED, extinto em 2010.

Certificação digital

Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.

Certificado digital

Conjunto de dados de computador, gerados por uma Autoridade Certificadora (AC), que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.

Chave privada

Chave matemática formada por uma sequência de dígitos usada para criptografia assimétrica e criada em conjunto com a chave pública correspondente, que deve ser mantida em segredo pelo portador. Usada para assinar, digitalmente, documentos, assim como para decifrar aqueles criptografados com a chave pública correspondente.

Chave pública

Chave matemática formada por uma sequência de dígitos usada para criptografia assimétrica e criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada, publicamente, por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Também pode ser usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente.

Check In-Check Out

Solução que gerencia a quantidade de pessoas que podem trabalhar em um documento ao mesmo tempo.

CMS ( Content Management System)

Sistema gestor de sites, portais e intranets que integra ferramentas necessárias para criar, gerir (editar e inserir) conteúdo em tempo real, sem a necessidade de programação.

Colaboração

Ferramentas (autoria colaborativa, videoconferência, quadros compartilhados etc.) que permitem aos usuários trabalharem o mesmo conteúdo em um ambiente comum.

COLD/ERM

Possibilita que relatórios sejam gerados e gerenciados em forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original.

COM (Computer Output to Microfilm)

Como o próprio nome diz o sistema COM é a saída direta de Computador em Microfilme, esse sistema é responsável pela emissão das microfichas.

Componente digital

Objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais e os metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, que requer determinadas ações de preservação.

Compressão

Técnica usada para reduzir o número de bits em um arquivo de imagem digital, como JPEG e Tiff .

Controle de versão

Procedimentos para identificar o autor e as seqüências de diferentes versões de um documento.

Conversão

Técnica de migração que pode se configurar de diversas formas, tais como:

• conversão de dados: mudança de formato;
• conversão de sistema computacional: mudança do modelo de computador e de seus periféricos.

Correio eletrônico / e-mail

Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrônicas e outros documentos digitais por meio de redes de computadores.

Criptografia

Método de codificação de dados com base em algoritmo específico e chave secreta, de forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer a forma original dos dados.

Criptografia assimétrica

Método de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes que se relacionam, matematicamente, por meio de um algoritmo, de modo que o texto cifrado por uma chave só possa ser decifrado pela outra que forma com ela um par. As duas chaves envolvidas na criptografia assimétrica são denominadas chave pública e chave privada.

Criptografia simétrica

Método de criptografia que utiliza uma chave simétrica, de maneira que o texto seja cifrado e decifrado com esta mesma chave.

CRM (Customer relationship management)

Conjunto de ferramentas que automatizam o relacionamento com clientes.

Custódia

Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.

Letra D

Dado

Representação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo passível de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática.

Data Warehouse

Sistema utilizado para armazenar informações relativas às atividades de uma empresa em bancos de dados, de forma consolidada.

Design de entrada

Modelos usados para habilitar autores para facilmente inserir conteúdo em um sistema customizado, baseado no tipo e formato do conteúdo que será inserido.

DI (Document Imaging)

É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.

Digitalização

Conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, outros) para um suporte em formato digital, visando tornar dinâmicos o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens por diversas pessoas (podendo ser em localidades distintas).

Disco óptico

Mídia que aceita e retém informação na forma de marcas ou densidade de modulação numa camada de gravação que pode ser lida com um feixe de luz óptico.

DM (Document Management)

Gerenciamento de Documentos. É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.

Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.

Documento digital

Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.

Documento eletrônico

Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico.

DVD (Digital Versatile Disc)

Disco óptico de 120 mm no qual é possível armazenar vídeo, áudio, imagens e dados. Disponível nos formatos R, RW, e ROM.

Letra E

eBusiness

Termo utilizado para identificar os negócios efetuados por meio eletrônico, geralmente na Internet. Muitas vezes é associado ao termo comércio eletrônico.

ECM (Enterprise Content Management)

Conjunto de tecnologias utilizadas para gerência do ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento. Na prática, é a mesma coisa que GED

EDI (Electronic Data Interchange)

Solução para troca estruturada de informações através de redes de dados (internet, por exemplo)

Emulação

Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.

Escaner / scanner

Periférico de entrada que digitaliza imagens, fotos e textos impressos e transfere para o computador, um processo inverso ao da impressora.

Exportação

Processo de transferência de dados de um sistema informatizado para outro, podendo haver conversão.

Letra F

Fita

Mídia de armazenamento magnética. Tamanhos padrão são 8mm, 1/8 polegada, ¼ polegada, ½ polegada, 4mm DAT (Digital Áudio Tape) e DTL (Digital Linear Tape) em rolos ou cassetes.

Formato de arquivo

Especificação de regras e padrões descritos, formalmente, para interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. Os formatos de arquivo podem ser:

1. aberto, quando as especificações são públicas (p. ex.: .xml, .html, .odf, .rtf, .txt e .png);
2. fechado, quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p. ex.: .doc);
3. proprietário, quando as especificações são definidas por uma organização que mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p. ex.: .pdf, .jpeg, .doc e .gif);
4. padronizado, quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p. ex.: .xml, .pdf/A).

Forms Processing – Processamento de formulários

Tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação.

Neste sistema são utilizados o ICR ( Intelligent Character Recognition) e OCR ( Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.

Letra G

Gartner Group

O Gartner Group é uma empresa de pesquisa e assessoria que ajuda mais de 10.500 empresas clientes a entender tecnologia e desenvolver seus negócios. Suas áreas de negócio são pesquisa, consultoria, métricas, eventos e publicações.

Gerenciamento de Direitos Digitais

Permite a distribuição segura e desabilita a distribuição ilegal de conteúdo não autorizado.

Letra H

HCR

Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para conversão em código ACSII.

ICR (Intelligent Character Recognition)

Reconhecimento Inteligente de Caracteres. Forma avançada de OCR que inclui capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos.

Letra I

Identificador único

Código gerado automaticamente que identifica o dossiê, processo ou item documental de maneira a distingui-lo dos demais.

IDM (Integrated Document System)

Corresponde ao Document Management, um dos componentes do GED.

Indexação

Definição de atributos específicos de um documento / registro da base de dados para facilitar a busca.

Infraestrutura de chaves públicas (ICP)

Conjunto de técnicas, práticas e procedimentos que estabelecem os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digital baseado em chave pública. Normalmente, é constituído por uma cadeia de autoridades certificadoras composta pela autoridade certificadora raiz (AC raiz), pelas demais autoridades certificadoras (AC) e pelas autoridades de registro (AR).

Letra K

KM (Knowledge Management)

Gestão do Conhecimento. Método e ferramentas de software que permitem identificar os conhecimentos da empresa para os organizar e divulgar.

Letra M
Magneto-óptico

Gravar dados usando combinação de meios ópticos e magnéticos para trocar a polaridade de um campo magnético na mídia de gravação. Os dados podem ser apagados ou regravados.

Marca d’água digital

Marca que serve para distinguir uma imagem digital com informação sobre sua proveniência e características, utilizada para proteger a propriedade intelectual.

As marcas d’água sobrepõem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visível ou invisível, que só pode ser suprimido mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida.

Mensagem eletrônica

Documento digital criado ou recebido por meio de um sistema de correio eletrônico. Às vezes, vem acompanhado de anexos que são transmitidos com a mensagem.

Microfilmagem

Sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico.

Microfilme

(Cartão-janela, microficha, jaquetas, rolo de 16mm):

1.  Grão fino de filme de alta resolução destinado a registrar imagens reduzidas em relação ao tamanho original;
2. Microforma no formato de tira ou rolo. O registro micrográfico em um filme.

Migração

Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais de serem acessados apesar das mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital:

1. de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo;
2. de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado
3. de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna. A migração pode ocorrer por conversão, atualização ou reformatação.

Letra N

NAS

Pode ser parte da SAN. Armazenamento direto no Hard Disk ligado a rede de trabalho para possibilitar acesso à informação.

Letra O

Objeto digital

Uma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo do objeto e de seus metadados associados. A anatomia do objeto digital é percebida em três níveis:

1. nível físico – refere-se ao objeto digital enquanto fenômeno físico que registra as codificações lógicas dos bits nos suportes. Por exemplo, no suporte magnético, o objeto físico é a sequência do estado de polaridades (negativa e positiva) e, nos suportes ópticos, é a sequência de estados de translucidez (transparência e opacidade);
2. nível lógico – refere-se ao objeto digital como um conjunto de sequências de bits, que constitui a base dos objetos conceituais;
3. nível conceitual – refere-se ao objeto digital que se apresenta de maneira compreensível para o usuário, como, por exemplo, o documento visualizado na tela do computador.

OCR (Optical Character Recognition)

Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável.

O&M (Organização e Métodos)

Área clássica da administração que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das organizações.

OMR (Optical Mark Recognition)

Reconhecimento Óptico de Marca. Detecta presença ou ausência de marcas em áreas definidas, usado para processar questionários, testes padronizados etc.

Letra P

PDF (Portable Document Format)

É um formato de arquivo, desenvolvido pela Adobe Systems, para representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para criá-los.

Personalização

Relaciona o conteúdo ao indivíduo.

PKI

Habilita a troca segura de conteúdo através do uso de um par de chaves pública e privada criptografada, obtida por autoridade confiável.

Letra R

RAID (Redundant Array of Independent Drives)

Conjunto Redundante de Discos Independentes ou também Conjunto Redundante de Discos Econômicos. É um meio de se criar um sub-sistema de armazenamento composto por vários discos individuais, com a finalidade de ganhar segurança e desempenho.

Recuperação da informação

Processo de pesquisa, localização e apresentação de documentos em um sistema de informação. A pesquisa é feita por meio da formulação de estratégias de busca para identificação e localização de documentos e/ou seus metadados. A apresentação pode se dar por visualização em tela, impressão, leitura de dados de áudio e/ou vídeo.

Reformatação

1. Técnica de migração que consiste na mudança da forma de apresentação de um documento para fins de acesso ou preservação dos dados, como, por exemplo, a impressão ou transformação de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou a transferência de documentos de um sistema computacional para uma mídia móvel (tecnologia COLD);
2. Supressão de todos os dados de uma unidade de armazenamento.

Repositórios

Parte do sistema de Document Management. Funcionalidade específica para controlar o check in/out de material, controle de versão e pesquisa junto a atributos definidos.

Retrieval

Procedimento de busca e extração de registros e conteúdo na base de dados.

RIM (Records and Information Management)

É o gerenciamento do ciclo de vida de documentos / informações, independente da mídia em que se encontrem. Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.

RM (Records Management)

É o nome de uma tecnologia de GED onde são gerenciados o ciclo de vida de documentos / informações, desde sua criação até a guarda permanente ou expurgo.

Letra S

SaaS (Software as a Service)

Software como serviço, é uma forma de distribuição e comercialização de software. No modelo SaaS, o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura necessária à disponibilização do sistema, e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor pelo serviço.

SAN

Rede de trabalho de alta velocidade que conecta sistemas de computadores e elementos de armazenamento e permite movimento de dados entre sistema de computadores e elementos de armazenamento e entre elementos de armazenamento.

SCM (Supply Chain Management)

Gerenciamento da cadeia de suprimentos. Sistema pelo qual organizações e empresas entregam seus produtos e serviços aos seus consumidores, numa rede de organizações interligadas.

Sistema de informação

Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e possibilitam acesso à informação.

Suporte

Base física sobre a qual a informação é registrada.

Syndication (Associação)

Provisão de conteúdo para reutilizar e integração com outros materiais, geralmente por meio de pagamento de assinatura.

Letra T

Transformação

A troca de formato de um conteúdo para outro, conforme necessário à distribuição.

Trilha de auditoria / audit trail

Conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.

Letra W

WCM (Web Content Management)

Sistema que integra todos os componentes necessários para o total controle da informação, acesso e publicação.

Possui recursos que asseguram a criação, revisão e publicação correta do conteúdo via Web.

WebForm

Formulário desenhado, gerenciado e completamente processado num ambiente eletrônico.

Workflow – Fluxo de trabalho

É a seqüência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, conforme conjunto de regras definidas, envolvendo noção de processos, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras.

Letra X

XML (eXtensible Mark-up Language)

É um sistema padrão simples para criar códigos de referência. Enquanto o HTML é composto por um conjunto fixo de elementos, o XML é um esquema mais flexível para descrever a estrutura de dados.

FONTE: portal ECM GED https://ged.net.br