Criar um plano de gerenciamento de documentos para sua empresa é um processo difícil e tedioso. É fácil ficar sobrecarregado e perder um tempo valioso se você não for cuidadoso. Este plano deve sempre contemplar o acompanhamento das últimas tendências em gestão documental .

Um plano de gerenciamento de documentos é um documento que descreve as políticas, procedimentos e diretrizes para o gerenciamento de documentos em formato digital e físico em sua organização.

Essa tarefa exaustiva é obrigatória para qualquer empresa, mas pode ser incrivelmente demorada. Você não pode ficar sem foco ou desorganizado enquanto cria seus planos!

Nove etapas para criar o melhor plano de gerenciamento de documentos para sua empresa podem ajudá-lo a criar passo a passo um plano de gerenciamento de documentos possível de ser implantado e que atenda às suas necessidades e orçamento!

O que é um Plano de Gestão de Documentos?

Um plano de gerenciamento de documentos é uma ferramenta útil para a sua empresa porque ajuda a agilizar os processos internos e eliminar etapas desnecessárias para reduzir custos.

Os planos de gerenciamento de documentos variam de acordo com o setor. No entanto, eles costumam ser usados para gerenciar o fluxo de documentos entre diferentes departamentos ou divisões dentro de uma organização. Ao acompanhar esses documentos e seu andamento pelo sistema, os gerentes podem entender melhor como sua empresa está operando e como melhorá-la.

Inclui o seguinte:

• Políticas de documentos;
• Cronogramas de retenção de documentos;
• Esquemas de classificação de documentos;
• Fluxo de trabalho do documento;
• Gerenciamento de arquivos de documentos.

Diferentes tipos de planos de gerenciamento de documentos

Existem três tipos de planos de gerenciamento de documentos: em papel, digital e híbrido. Cada tipo tem seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens que você deve considerar antes de escolher um para sua empresa.

O primeiro tipo é um plano baseado em papel, geralmente usado em empresas menores com menos de 50 funcionários. Com esse plano, os funcionários trazem seus documentos para o escritório todos os dias para processá-los com eficiência durante o dia de trabalho.

O segundo tipo é um plano de gerenciamento de documentos digitais que geralmente é usado em empresas maiores com mais de 50 funcionários. Com esse plano, os funcionários podem estar em qualquer lugar do mundo e ainda ter acesso aos documentos de sua empresa por meio de aplicativos baseados em nuvem.

Um terceiro tipo é uma abordagem híbrida que geralmente é usada por empresas com 25 funcionários ou menos. A abordagem híbrida inclui planos de gerenciamento de documentos eletrônicos e físicos

Como criar um plano de gerenciamento de documentos

O plano de gerenciamento de documentos deve ser criado em conjunto com outros processos de negócios importantes, como o plano de gerenciamento do projeto e o plano de continuidade de negócios. O plano de gerenciamento de documentos incluirá todas as políticas e procedimentos relacionados.

Os planos de gestão documental são geralmente elaborados por profissionais de TI ou consultores que possuem conhecimento nesta área. No entanto, também é possível para profissionais que não são de TI criar um plano de gerenciamento de documentos para sua organização.

Começa com a identificação dos tipos de documentos em sua organização, quem tem acesso a esses documentos, como eles são armazenados e recuperados e por quanto tempo devem ser retidos.

Etapa 1: Identifique os tipos de documentos em sua organização:

• Relatórios de fim de mês;
• Manuais de treinamento;
• Registros de RH (por exemplo, holerites, arquivos pessoais);
• Cartas de saída de funcionários ou avisos de rescisão;
• Contratos de nível de serviço;
• Certificados de garantia;
• Registros de saúde;
• etc

Etapa 2: Identifique quem tem acesso a estes documentos:

• A equipe de funcionários para manuais de treinamento;
• Funcionários para arquivos de RH, acordos de nível de serviço, cartas de rescisão e registros de saúde;
• Gerente de contrato para certificados de garantia e relatórios de final de mês no final de cada mês.

Etapa 3: Identificar como os documentos são armazenados e recuperados:

• Em formato de papel em armários trancados;
• Em uma nuvem privada dentro de determinados sites da intranet;
• Em um site do Alfresco acessível aos funcionários;
• Em um banco de dados online (por exemplo, Microsoft Access) com acesso disponível via navegador da web, aplicativo da web ou aplicativo móvel.

Passo 4: Realize uma avaliação de risco para esses documentos:

As informações que podem ser consideradas uma ameaça, como avisos de rescisão, informações pessoais, registros de saúde e contracheques provavelmente exigirão um nível adicional de segurança. além do que é exigido para outros documentos.

Etapa 5: Identificar controles de segurança adicionais:

Por exemplo, proteção de dados, criptografia, firewalls a serem implementados para proteger esses documentos.

Etapa 6: Criar políticas de gerenciamento de documentos:

As políticas de gerenciamento de documentos são vitais para empresas que desejam compartilhar ou colaborar em documentos.

Essas políticas detalham o que deve acontecer quando alguém cria um documento, quem tem acesso e como esses documentos são armazenados. Eles garantem que a empresa esteja em conformidade com a legislação e também podem ajudar a mitigar os riscos, fornecendo documentação clara.

Etapa 7: Livre- se de documentos desnecessários:

Agora você deve ter uma lista de documentos que não precisa mais. Encontre maneiras de descartá-los e se livrar deles de forma responsável.

Etapa 8: Defina um plano de retenção de documentos para diferentes tipos de documentos:

Sua empresa possui muitos tipos diferentes de documentos. Alguns são classificados como registros comerciais, alguns como registros financeiros e outros como registros legais. Você precisa limpar periodicamente esses documentos de seu armazenamento eletrônico.

Um plano de retenção de documentos é um conjunto de políticas que definem como manter e manter documentos essenciais em uma empresa.

Etapa 9: Definir as práticas recomendadas de gerenciamento de documentos:

As práticas recomendadas de gerenciamento de documentos definem as etapas que devem ser executadas para garantir que os documentos sejam gerenciados e arquivados adequadamente. Eles são essenciais para qualquer organização para garantir que documentos importantes não sejam perdidos na confusão.

Principais Pontos para incluir em seu plano

O plano de gerenciamento de documentos em papel deve incluir:

• Um processo passo a passo de como a empresa fará a gestão de documentos em geral;
• Onde guardar documentos em papel;
• Quem é responsável por gerenciar documentos em papel quando eles saem de casa no final do dia;
• Com que frequência a empresa examinará e classificará documentos em papel para encontrar duplicatas, excedentes ou documentos desatualizados?;
• O processo de descarte de documentos em papel quando eles atingirem a data de vencimento ou não forem mais necessários;
• Como encontrar e usar documentos doados em boas condições.

O plano de gestão de documentos digitais deve incluir:

• Um resumo da visão e dos objetivos da sua organização;
• Uma descrição de como você vê os problemas de tecnologia atuais que afetam o gerenciamento de documentos;
• Uma visão geral dos desafios que a organização enfrenta no gerenciamento de documentos digitais e o nível atual de adoção;
• Os tipos de documentos com os quais sua organização lida;
• Uma lista de resultados desejados para o gerenciamento de documentos digitais.

Um plano de gerenciamento de documentos bem escrito ajudará você a evitar problemas, como:

• Excesso de documento;
• Má gestão de documentos;
• Sobrecarga de papelada;
• Perda de documento;
• Uso indevido de recursos.

Como colocar seu plano de gerenciamento de documentos em ação

O plano de gerenciamento de documentos fornece uma descrição clara das etapas e prazos para cada tarefa. Ele também inclui algumas dicas e truques úteis para o processo.

Algumas das tarefas mais comuns incluem: criar uma biblioteca de ativos digitais, implementar um fluxo de trabalho eletrônico, criar uma política de controle de informações e implementar um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo .

Algumas das etapas do processo de implementação são:

• Crie uma lista de documentos importantes;
• Crie uma lista de departamentos ou grupos responsáveis pelo gerenciamento de documentos;
• Crie uma lista de locais onde os documentos devem ser armazenados;
• Crie um sistema de inventário de documentos que inclua todos os tipos de informações sobre cada documento.