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GED

gedUma aplicação de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) não significa somente o armazenamento de arquivos eletrônicos. Mais que isso, significa a capacidade de gerenciar e tornar acessível, de forma controlada, todo o capital intelectual da empresa.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é realizado através de um conjunto de elementos (hardware e softwares específicos) utilizados para gerenciar conteúdo digital (documentos, planilhas, imagens, vídeos, etc).

O conceito envolve cuidar de toda a vida documental da empresa, não é simplesmente um sistema de gerenciamento de arquivos. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos implementa a categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição, controle de versões, rastreabilidade, garante a segurança no armazenamento e facilita o acesso controlado aos documentos pelas pessoas e por outros sistemas da empresa.

Com isso, a gestão dos documentos se torna prática e eficiente.

DGCloud e GED

A interface do DGCloud foi desenvolvida totalmente em plataforma web, com o objetivo de ser amigável e fácil de usar, permitindo a tarefa de gerenciamento, controle de acesso e busca dos conteúdos nela armazenada de qualquer lugar, bastando para isso um computador com alguns requisitos mínimos, tais como conexão com a internet e um navegador.

Com o DGCloud é possível criar tipos ou categorias de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação que permitem localizar rapidamente o documento.

Os documentos em papel podem ser digitalizados e seu conteúdo transformado em imagem. Se necessário essas imagens podem ser submetidas a ferramentas de reconhecimento de caracteres, OCR ou ICR (Optical Character Recognition, Intelligent Character Recognition), assim as imagens são transformadas em texto e seu conteúdo poder ser pesquisado pelo DGCloud.

O DGCloud disponibiliza a função de fluxos de trabalho integrado ao sistema de gerenciamento de documentos, sendo possível disparar tarefas de aprovação e revisão indicando a prioridade, o prazo e os responsáveis pelas tarefas.

Com o DGCloud é possível restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Podemos definir usuários que podem apenas visualizar, criar ou editar documentos.

O DGCloud é acessado diretamente na internet com o uso de um navegador. Os documentos são armazenados em um data center seguro, e o serviço de computação em nuvem garante redução de custos e escalabilidade.

Com o DGCloud você pode salvar e disponibilizar arquivos de qualquer tamanho e tipo, de forma rápida e segura, permitindo a pré-visualização dos mais diversos formatos, sem a necessidade de instalação de ferramentas de terceiros, como Microsoft Office.