Economia
Estudos mostram que muito tempo e dinheiro são gastos com o manuseio, arquivamento e procura de documentos eletrônicos e em papel.
Soluções que envolvem Gestão Eletrônica de Documentos, de um modo geral justificam-se por um rápido retorno dos investimentos com:
- Redução no tempo de localização dos documentos
- Redução de custos de distribuição documental
- Redução dos custos de recuperação
- Redução dos custos de manuseio de papeis – revisão de processos
- Melhor acesso aos documentos
- Redução de processos manuais
- Redução de áreas de arquivos
O tempo é um dos grandes motores que justificam a implantação do GED. Algumas estatísticas sobre documentos e arquivo:
- 70% do tempo dos executivos é gasto manejando papeis
- Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo
- 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos
- 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados
- 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados
- 30% a 40% de todos os registros de informação podem ser imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu original
- O tempo dispendido na gestão de documentos representa uma das 10 atividades que mais tempo consome numa empresa
- 15% dos documentos manuseados perdem-se
- 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados
- Em média cada documento é copiado 9 vezes.