10 Cosas que usted necesita saber sobre Gestión de Documentos de una Empresa

¿Cuando usted necesita acceso a un contrato o una presentación específica, puede fácilmente encontrarlo? ¿No sabes dónde buscar? Y cuando lo encuentre, ¿está seguro de que es la versión correcta? ¿Puede saber si ha cambiado y por quién? ¿Recibe información actualizada automáticamente? ¿Es fácil buscar una orden de compra en su organización? Si usted está en un hotel, puede acceder al contenido dentro del servidor de seguridad de la empresa?

Si usted contestó “no” a alguna de las preguntas anteriores, entonces usted puede tener un problema de gestión documental.

Pero no te preocupes: no estás solo. La realidad es que la mayoría de las organizaciones, todavía hoy enfrentan estos desafíos de gestión de documentos.

Por increíble que parezca, el “sistema de gestión de documentos” más popular del mundo sigue siendo la unidad de red compartida. Muchas organizaciones se encargan de administrar documentos por cuenta propia, manteniendo documentos críticos en los ordenadores personales de sus empleados o en una unidad compartida de red donde pueden compartir con las personas en toda la empresa, o enviar por correo electrónico. El problema de este “método” de trabajo es que no hay control de versión, de contexto, o histórico del documento, diciendo si se ha cambiado, quién lo cambió y cuándo. Una vez que un documento deja su bandeja de correo, todo el control se pierde. Antes de que usted se dé cuenta, usted está en una reunión de discutir una propuesta de contrato o plan de proyecto y todo el mundo está sosteniendo una versión diferente del documento.

El valor real del GED

Aunque las herramientas de uso compartido de archivos, como Google Docs y Dropbox, realizan un buen trabajo al facilitar el uso compartido de documentos, sólo resuelven una parte del problema. Estas herramientas todavía no ofrecen condiciones de solución de administración de documentos corporativos que una buena herramienta GED puede ofrecer. En última instancia, realmente no son mucho más eficaces que el correo electrónico.

Pero un verdadero sistema de gestión de documentos ofrece el propio documento, así como toda la información relacionada, incluyendo el nombre, el asunto, que lo creó, el histórico de revisión y aprobación, número de contrato, número de factura, la identificación del cliente , es mucho más.

¡Pero quédate tranquilo! La DG tiene la solución a sus problemas, el Alfresco, un verdadero sistema de gestión de documentos.

10 características que usted debe requerir de una solución GED:

1 Biblioteca

Con el fin de encontrar un contenido específico, usted necesita algún tipo de repositorio donde los documentos se pueden almacenar y organizar de forma lógica para que los usuarios puedan escanear y localizar fácilmente la información que necesitan.

2 Búsqueda

La búsqueda es un requisito esencial en la forma en que se localiza el contenido. En un sistema GED, el contenido se organiza normalmente en carpetas y / o sitios y se puede navegar por carpetas, etiquetas, categorías o filtros específicos. El contenido debe ser fácil de encontrar, con una búsqueda simples o avanzada, y los usuarios deben ser capaces de crear fácilmente sus propias formas de búsqueda.

3 Contexto

Debe ser capaz de capturar el contexto mediante las propiedades especiales llamadas metadatos. Los metadatos son información encapsulada en un documento, como nombre, cargo, quién lo creó, cuando fue modificado, status (en creación o aprobado), los datos del cliente (ID de cliente, número de la factura), etc.

Los metadatos informan la versión, así como el documento y de que se trata. La solución típica de gestión de documentos de unidad compartida a menudo muestra nombres de archivo largos, donde los usuarios intentan capturar el contexto del documento convertido en nombre de archivo, y la búsqueda se vuelve ineficaz (por ejemplo, archivo-nombre_título_draft_versión_-nombre de cliente).

4 Control de versiones

Una vez que sus documentos están organizados y tienen contexto, la próxima cosa que usted necesita saber: el contenido ha cambiado?

Ahora que has buscado en la biblioteca y has encontrado el documento que necesitas, ¿cómo sabes que es la versión correcta?

El control de versiones le permite ver el histórico de actualizaciones y garantiza que esté trabajando con la versión correcta del documento.

5 Flujo de trabajo

En lugar de comprobar constantemente el sistema para ver si hubo una actualización en las diapositivas de presentación de la empresa, lista de precios o especificaciones para asegurarse de que tiene la información más reciente, debe haber una forma proactiva y automática de comprobar estas actualizaciones. Los mejores sistemas de GED proporcionan actualizaciones automáticas cuando los documentos se revisan, cambian y aprueban.

6 Colaboración

GED también proporciona la validación, permitiendo a los usuarios revisar, comentar y discutir el contenido para mantener a las personas adecuadas implicadas en el proceso.

Los documentos tienen un ciclo de vida: el contenido es creado, revisado, aprobado, publicado y posteriormente revisado, reiniciando el proceso.

7 Proteja todos los accesos

Usted necesita tener el mismo acceso, ya sea en la oficina, ya sea en una habitación de hotel o en el aeropuerto. Asegúrese de que su sistema de GED le permite acceder al contenido de diferentes dispositivos, de modo que usted pueda obtener la información que usted necesita, dondequiera que esté, manteniendo la seguridad necesaria cuando se trata de su contenido más valioso.

8 Propiedades

Un GED de excelencia mundial, permite organizar y almacenar cualquier tipo de contenido, pero también le da la capacidad de almacenar todo tipo de metadatos alrededor de ese contenido, incluyendo etiquetas que pueden extraer información específica automáticamente de recursos de medios ricos. Por ejemplo, cuando se toma una foto con su iPhone®, que proporciona información de contexto integrada, como cuando y donde se tomó la foto. Un sistema GED puede extraer dicha información y agregar al archivo automáticamente. Esto se puede extender a sus documentos de negocios y grupos de propiedades, así como la extracción de información como información del cliente, ubicación, descripciones, información de contacto y factura. Los usuarios también pueden buscar utilizando estas propiedades.

9 Reglas y Acciones

La mayoría de los servidores de correo electrónico le permiten configurar varias reglas como: “Si un correo electrónico procede de una determinada persona o tiene determinado texto en el asunto, archivarlo automáticamente en una ubicación específica o reenviarlo a otra persona. “Esto es simplemente una forma de definición de criterios (línea de asunto) y, a continuación, enlazándolo a una acción específica (archivo en esa ubicación). Los mejores sistemas de GED tienen este concepto construido de manera que sea más fácil para los usuarios configurar reglas y acciones y automatizar el resultado.

10 Facilidad de uso

Al adoptar un sistema de gestión de documentos, el resultado final esperado es que la solución debe facilitar este trabajo.

Los mejores sistemas de GED utilizan interfaces amigables para que los usuarios puedan adaptarse rápidamente y comenzar inmediatamente a usar la nueva interfaz.

En algunos pasos fáciles y sin programación pesada, los usuarios designados serán capaces de escribir sus propias reglas con scripts simples que convierten automáticamente los documentos a otro formato (una versión en PDF para los clientes o imagen de baja resolución para el sitio), extraer los metadatos, etiquetar y categorizar el contenido, enviar correos electrónicos y mucho más.

Conclusión

Este rápido check-list describe las principales características que usted necesita en su sistema de GED, y así obtener el máximo provecho de su equipo y sus contenidos.