Ciclo de Vida do Documento: O Que Todos Devem Saber!

Há um começo e um fim para tudo na vida. Isso é conhecido como o ciclo de vida. Os documentos são da mesma forma.

Cada documento em que trabalhamos deve passar por uma sequência de etapas, desde a criação até o arquivamento ou destruição. Isso é chamado de ciclo de vida do documento.

O ciclo de vida do documento refere-se aos estágios pelos quais um documento passa, desde a criação até o arquivamento ou destruição, dependendo do tipo, formato e finalidade do aplicativo, conforme determinado pela estrutura organizacional e pelos processos de negócios subjacentes.

As empresas devem lidar com grandes quantidades de dados não estruturados à medida que as tecnologias digitais crescem. É uma dificuldade significativa converter essas informações em um formato organizado e utilizável.

Como nem todos os documentos devem ser tratados de forma idêntica, é fundamental que as empresas projetem e especifiquem protocolos internos de como pretendem lidar com seus documentos.

Definir um procedimento claro de ciclo de vida do documento é parte da estratégia geral de gerenciamento de conteúdo, que especifica como as informações são obtidas, organizadas, armazenadas, protegidas e entregues da maneira mais eficiente possível.

Compreender o ciclo de vida do documento pode ajudar as empresas a evitar a perda de documentos, redundância, destruição prematura e outras ineficiências.

Esse artigo irá discutir o ciclo de vida do documento, os estágios do documento e o significado de cada etapa.

O que é Ciclo de Vida do Documento?

Como dito anteriormente, o ciclo de vida do documento é a série de fases pelas quais os documentos devem passar para serem gerenciados de forma eficaz e produzirem maior eficiência nas operações de negócios. As organizações devem monitorar todas as etapas do caminho de cada documento para garantir que nada seja perdido.

É considerado um componente crítico da estratégia de gerenciamento de conteúdo corporativo porque especifica como os documentos são gerados, reunidos, estruturados, armazenados, compartilhados, protegidos e entregues aos tomadores de decisão de negócios.

Existem quatro estágios principais do ciclo de vida de um documento que incluem:

• Criação
• Armazenamento
• Compartilhamento
• Entrega
• Arquivamento ou Destruição

Cada etapa possui características distintas para garantir que os documentos correspondam aos padrões estabelecidos pela empresa. Na maioria dos casos, os documentos vão e voltam entre esses estágios.

Esses estágios do ciclo de vida do documento são universais para todas as organizações; no entanto, dependendo das necessidades da empresa, eles podem ser alterados ou introduzidas fases adicionais, como para aprovação de documentos, procedimentos relacionados ao fluxo de trabalho e assim por diante.

Etapas do Ciclo de Vida do Documento

Há um item de documento e um status de documento correspondente em cada fase, que são especificados de forma diferente no ciclo de vida do documento.

Cada etapa de processamento apresenta novas necessidades de gerenciamento de dados, bem como os direitos subjacentes e o gerenciamento de funções.

Existem quatro estágios principais do ciclo de vida do documento, que incluem criação de documentos, armazenamento de documentos, compartilhamento e entrega de documentos e arquivamento ou destruição de documentos.

• Criação de Documentos

A geração de documentos é a primeira etapa do ciclo de vida. Os documentos podem ser criados ou gerados de várias maneiras e podem vir de várias fontes.

A geração de um documento pode ser feita de várias maneiras

Utilizando ferramentas de processamento de texto, como Microsoft Word ou Google Docs

Parte de um projeto de digitalização de documentos para converter documentos em papel para digital. Infelizmente, a maioria dos documentos das empresas ainda está em papel e pode exigir digitalização usando um scanner, software OCR ou outras tecnologias avançadas.

Recolhidos automaticamente de muitas fontes.

O documento entra na fase de armazenamento assim que é criado.

• Armazenamento de Documentos

O segundo estágio no ciclo de vida do documento é o armazenamento de documentos, onde eles devem ser movidos para um repositório de armazenamento em nuvem seguro, um servidor interno ou um gerenciamento de documentos ou sistema de gerenciamento de conteúdo nesta etapa, para que possam ser acessados ​​conforme necessário.

Quando se trata de armazenar documentos, devemos primeiro aplicar indexação, classificações e categorização básicas para garantir que tenhamos uma biblioteca digital bem ordenada.

Nesta fase, também é fundamental que possamos aplicar uma variedade de estratégias e técnicas para permitir que os trabalhadores acessem as informações o mais rápido possível. Metadados e marcação de documentos são duas dessas estratégias.

Os metadados podem ser uma técnica muito benéfica, pois os usuários podem pesquisar qualquer uma dessas informações para encontrar um documento e contextualizá-lo.

A marcação de documentos pode ser tão básica quanto uma única etiqueta ou uma sequência de etiquetas que oferecem informações sobre o conteúdo e a finalidade do documento. Por exemplo, você pode rotular um documento com palavras-chave como memorando interno, orçamento, comunicação e assim por diante.

Segurança de revisão, controle de versão, sincronização e gerenciamento/liberação de alterações desempenham papéis essenciais para adicionar segurança e transparência ao processo colaborativo neste estágio.

• Compartilhamento e Entrega de Documentos

Neste ponto, o documento está operacional e cumpre a sua função.

Esta etapa define como os documentos são compartilhados, colaborados e editados, seja por um indivíduo ou um grupo de pessoas usando abordagens em tempo real e em tempo não real.

Os documentos podem ser compartilhados por meio da plataforma para colaboração simples por meio de links de expiração ou abordagens mais complexas, como comentários, ou ferramentas de colaboração.

Esses documentos podem ser distribuídos internamente (dentro da empresa) ou compartilhados com terceiros, como subcontratados, clientes e assim por diante.

Você pode ter se deparado com determinados documentos que requerem revisão por parte de seu supervisor ou de alguém com maior conhecimento do tipo de documento. Como resultado, muitas empresas adicionam uma nova fase no ciclo de vida do documento para aprovações antes de disponibilizar os documentos para outras partes.

• Arquivamento ou Destruição de Documentos

O quarto estágio do ciclo de vida é o arquivamento ou destruição de documentos. A maioria dos documentos tem uma vida ativa finita. Uma vez que um documento tenha cumprido sua finalidade, ele deve ser preservado ou destruído de acordo com o plano de retenção de registros de uma organização para manter a conformidade com as regras e regulamentos do setor ou do governo.

Usando um sistema, este procedimento pode ser automatizado, resultando em menor erro e interação humana.

Status do Documento no Ciclo de Vida

Dependendo das demandas de sua organização, cada documento terá um status variado ao longo de sua existência, como em processo, enviado, aprovado, liberado, rejeitado e expirado.

Vamos analisar os 6 status primários:

1- Em processo

O documento foi gerado recentemente ou uma nova versão do documento está sendo criada.

2- Enviado

O documento é submetido para análise e aprovação.

Este estado está ativo ou desativado dependendo do tipo de documento.

3- Aprovado

O documento deve ser aprovado pela parte apropriada após ter sido submetido para revisão. Quando for aprovado, o status do documento mudará para “Aprovado”.

Algumas empresas também adicionarão um novo status ao documento, “Aprovado com comentários”.

4- Liberado

A versão do documento foi emitida e nenhuma modificação pode ser feita.

5- Rejeitado

Esta versão do documento não foi aprovada. O documento volta à fase de edição ou é finalizado.

6- Expirado

Como a versão do documento não está mais ativamente disponível no ciclo de vida do documento, nenhuma operação subsequente (impressão, modificação, controle de versão) pode ser feita nele.