O que são METADADOS: Por que são extremamente importantes?

Metadados e gerenciamento eficaz de metadados receberam muita cobertura nos últimos anos. A maioria das pessoas já ouviu falar do termo, mas não sabe o que é, como funciona ou por que é tão importante.

Metadados é, sem dúvida, o termo mais crítico na gestão da informação. No entanto, talvez seja o conceito mais negligenciado e, como resultado, não recebe o valor que merece.

É tão valioso quanto os dados, e os especialistas reconhecem sua capacidade de ajudar os usuários a encontrar, organizar e usar informações.

Findability refere-se a quão simples é localizar um documento quando você precisar dele. Quanto custa localizar um determinado recurso? Quais colaboradores podem acessar as informações? Os colaboradores poderão navegar e visualizar seus dados com mais facilidade se os metadados forem implementadas corretamente.

Neste artigo, vamos definir metadados, examinar por que eles são essenciais e discutir como eles podem ajudar as empresas a organizar, categorizar e recuperar documentos mais rapidamente.

O que são Metadados?

Por definição, metadados são descritos como “dados que contêm informações sobre outros dados”. Dito de outra forma, são “informações sobre dados”. Ele contém informações necessárias para entender e usar efetivamente os dados. No entanto, seu significado torna-se aparente quando consideramos seu uso funcional.

Os colaboradores gastam boa parte do tempo procurando informações; é nossa responsabilidade como profissionais de gerenciamento de conteúdo melhorar sua experiência fornecendo acesso rápido.

A classificação e a implementação de metadados de conteúdo desempenham um papel crucial nesse sentido. Qualquer pessoa com o direito de adicionar conteúdo a qualquer plataforma deve, no mínimo, ter uma compreensão clara desses conceitos.

Ao adicionar um novo documento a um sistema de gerenciamento de conteúdo, o usuário deve definir principalmente dois elementos-chave:

• Tipo de documento: Que tipo de documento é? É uma fatura, um contrato, um desenho ou qualquer outra coisa
• Metadados do documento (alguns sistemas se referem a eles como propriedades ou tags): informações de ou relevantes para este documento específico.

Como exemplo de metadados de negócios, considere uma fatura: as informações mais relevantes a serem fornecidas são o número da fatura, cliente, valor e data. Se esses valores forem definidos corretamente, os clientes poderão encontrar as faturas em questão de segundos, aumentando a eficiência e as operações gerais da empresa.

Por Que Isso é Importante?

As pessoas estão se sentindo frustradas com a quantidade de conteúdo disponível. Eles simplesmente precisam localizar o documento necessário sem qualquer dificuldade ou complicação.

Então, de onde vem o significado? A fonte de importância não é um mistério, mas é motivada por algo que pode parecer misterioso: METADADOS!.

Quando os usuários reclamam que sua pesquisa não produz resultados relevantes ou que não sabem onde procurar informações críticas para os negócios, geralmente é devido a um problema de metadados de conteúdo.

Tradicionalmente, aprendemos a organizar o conteúdo usando pastas e estruturas em árvore.

Considere o quão difícil e demorado será vasculhar vários diretórios para encontrar o material que você está procurando.

Você consegue se lembrar onde salvou o documento há seis meses? Este método, sem dúvida, não é eficiente.

É aqui que os metadados do documento são úteis. Os criadores de conteúdo seriam capazes de classificar informações, torná-las localizáveis e pesquisáveis, conduzir fluxos de trabalho de forma conveniente e automatizar seu plano de retenção usando e aplicando corretamente o princípio de tags em um documento.

Devemos classificar os principais insights para que possamos descobrir do que se trata o conteúdo.

Tipos de Metadados de Documentos

Os sistemas mais essenciais do mercado oferecem várias formas de metadados de documentos para ajudar a organizar, categorizar e localizar documentos o mais rápido possível.

• Campos ou Propriedades: Tipo preciso de informações que o criador do documento poderá inserir com base nos tipos de documentos ou modelos, os campos de metadados auxiliam no fornecimento de informações extras para fins de organização e localização das informações. Nomes, datas, números e moeda são exemplos de campos. Eles podem ser definidos conforme necessário e exclusivo.
• Modelos: Uma coleção de campos organizados em uma determinada sequência para facilitar a configuração, remoção e edição de modelos de documentos.
• Informações da versão: informações relacionadas à versão, como número da versão, revisão, data de criação, data de modificação, responsável pelo versionamento e assim por diante. Auxiliam no controle do número da versão, revisão, data de criação e assim por diante. Isso é muito necessário para fins de auditoria.
• Comentários: Comentar sobre o documento auxilia no processo de colaboração. Os principais sistemas permitem que comentários sejam adicionados a cada versão. Pesquisar comentários também pode ajudá-lo a encontrar documentos quando precisar deles.
• Tags: Servem como método de categorização de documentos. Eles geralmente são especificados no nível do documento, o que implica que não podem ser alterados para cada versão.

Benefícios de Metadados de Boa Qualidade

A marcação de documentos em seu sistema de GED beneficiará as empresas das seguintes maneiras:

1. Classificação Dinâmica de Documentos: A classificação é o processo de identificação automática do tipo de informação de acordo com seu conteúdo (fatura, carta, desenho, etc.). Usando tags para rotular documentos, você pode criar exibições dinâmicas para cada usuário, e essas exibições podem ser alteradas simplesmente ajustando o valor de uma tag específica em um documento específico.
2. Pesquisa mais rápida: Um dos aspectos mais importantes é a capacidade de alocar documentos com facilidade e rapidez. Ter metadados de conteúdo de alta qualidade garante que os funcionários possam obter resultados de pesquisa precisos, dependendo dos critérios apropriados.
3. Fluxos de trabalho: A maioria dos documentos tem um processo a cumprir, como um ciclo de aprovação, colaboração e assim por diante. Podemos configurar fluxos de trabalho para iniciar quando um documento com dados especiais for gerado.
4. Automatize as políticas de retenção: A retenção de registros é crítica, mas geralmente negligenciada. A marcação de documentos nos ajudará a descartá-los ou arquivá-los automaticamente, dependendo de suas políticas de preservação.

Como Tirar o Máximo Proveito dos Metadados?

Agora que você entende o que são metadados e por que são importantes, você deve aprender como maximizar sua eficácia. Se você não fizer isso, ele se tornará praticamente inútil.

• Obtenha a adesão dos funcionários: os funcionários devem apreciar a importância dos metadados do documento. Aproveite o tempo para explicar o verdadeiro valor desse princípio e como isso pode afetar sua produtividade a longo prazo.
• Crie Estratégia de Gestão: Determine e monitore quais informações são importantes para sua empresa e quais não são. É possível usar excessivamente os metadados do documento e gerar uma longa lista de tags, mas isso anula a intenção. Preste atenção aos detalhes relevantes.
• Crie Definições de Boa Qualidade: Cada empresa é única. Cada um deve adaptar seu modelo de metadados aos seus requisitos de negócios específicos. Você deve garantir que as empresas tenham os conceitos e tipos adequados para resolver problemas de negócios complexos.