Crear un plan de gestión de documentos para su negocio es un proceso difícil y tedioso. Es fácil sentirse abrumado y perder un tiempo valioso si no tiene cuidado. Este plan siempre debe considerar seguir las últimas tendencias en gestión documental .

Un plan de administración de documentos es un documento que describe las políticas, los procedimientos y las pautas para administrar documentos en forma digital y física dentro de su organización.

Esta tarea exhaustiva es imprescindible para cualquier negocio, pero puede llevar mucho tiempo. ¡No puede darse el lujo de estar desenfocado o desorganizado mientras crea sus planes!

Nueve pasos para crear el mejor plan de administración de documentos para su negocio puede ayudarlo paso a paso a crear un plan de administración de documentos procesable que se ajuste a sus necesidades y presupuesto.

¿Qué es un Plan de Gestión Documental?

Un plan de gestión de documentos es una herramienta útil para las empresas porque ayuda a optimizar los procesos internos y elimina pasos innecesarios para reducir costos.

Los planes de gestión de documentos varían según la industria. Sin embargo, a menudo se utilizan para administrar el flujo de documentos entre diferentes departamentos o divisiones dentro de una organización. Al rastrear estos documentos y su progreso a través del sistema, los gerentes pueden comprender mejor qué tan bien está operando su empresa y cómo mejorarla.

Incluye lo siguiente:

• Políticas de documentos;
• Horarios de retención de documentos;
• Esquemas de clasificación de documentos;
• Flujo de trabajo del documento;
• Gestión de archivos de documentos;

Diferentes tipos de planes de gestión de documentos

Hay tres tipos de planes de gestión de documentos: en papel, digital e híbrido. Cada tipo tiene su propio conjunto de ventajas e inconvenientes que debe tener en cuenta antes de elegir uno para su empresa.

El primer tipo es un plan en papel que generalmente se usa en empresas más pequeñas con menos de 50 empleados. Con este plan, los empleados traen sus papeles a la oficina todos los días para procesarlos de manera eficiente durante su jornada laboral.

El segundo tipo es un plan de gestión de documentos digitales que generalmente se usa en empresas más grandes con más de 50empleados. Con este plan, los empleados pueden estar en cualquier parte del mundo y seguir teniendo acceso a los documentos de su empresa a través de aplicaciones basadas en la nube.

Un tercer tipo es un enfoque híbrido que generalmente utilizan las empresas con 25 empleados o menos. El enfoque híbrido incluye planes de gestión de documentos físicos y electrónicos

Cómo crear un plan de gestión de documentos

El plan de gestión de documentos debe crearse junto con otros procesos comerciales importantes, como el plan de gestión del proyecto y el plan de continuidad del negocio. El plan de gestión de documentos incluirá todas las políticas y procedimientos relacionados.

Los planes de gestión de documentos generalmente son creados por profesionales de TI o consultores que tienen conocimientos en esta área. Sin embargo, también es posible que los profesionales que no sean de TI creen un plan de gestión de documentos para su organización.

Comienza con la identificación de los tipos de documentos en su organización, quién tiene acceso a estos documentos, cómo se almacenan y recuperan y cuánto tiempo deben conservarse.

Paso 1: Identifique los tipos de documentos en su organización: – Informes de fin de mes – Manuales de capacitación – Registros de RR.

Paso 2: Identifique quién tiene acceso a estos documentos:- El equipo de empleados para manuales de capacitación- Empleados para archivos de recursos humanos, acuerdos de nivel de servicio, cartas de despido y registros de salud- Administrador de contratos para certificados de garantía e informes de fin de mes al final de cada mes.

Paso 3: Identifique cómo se almacenan y recuperan los documentos:- En papel en gabinetes que están cerrados- En una nube privada dentro de ciertos sitios web de intranet- En un sitio de SharePoint accesible para los empleados- En una base de datos en línea (por ejemplo, Microsoft Access) con acceso disponible a través del navegador web, la aplicación web o la aplicación móvil.

Paso 4: Realice una evaluación de riesgos para estos documentos. Es probable que la información que podría considerarse una amenaza, como avisos de terminación, información personal, registros de salud y talones de pago, requiera un nivel adicional de seguridad. más allá de lo que se requiere para otros documentos.

Paso 5: Identificar controles de seguridad adicionales (p. ej., protección de datos, encriptación, cortafuegos) para implementar para proteger estos documentos.

Paso 6: Cree políticas de administración de documentos: Las políticas de administración de documentos son vitales para las empresas que desean compartir o colaborar en documentos. Estas políticas detallan lo que debe suceder cuando alguien crea un documento, quién tiene acceso y cómo se almacenan estos documentos. Se aseguran de que la empresa cumpla con la legislación y también pueden ayudar a mitigar los riesgos al proporcionar documentación clara.

Paso 7: Deshazte de los documentos innecesarios: Ahora deberías tener una lista de documentos que ya no necesitas. Encuentre formas de deshacerse de ellos y deshágase de ellos de manera responsable.

Paso 5: Identificar controles de seguridad adicionales (p. ej., protección de datos, encriptación, cortafuegos) para implementar para proteger estos documentos.

Paso 6: Cree políticas de administración de documentos: Las políticas de administración de documentos son vitales para las empresas que desean compartir o colaborar en documentos. Estas políticas detallan lo que debe suceder cuando alguien crea un documento, quién tiene acceso y cómo se almacenan estos documentos. Se aseguran de que la empresa cumpla con la legislación y también pueden ayudar a mitigar los riesgos al proporcionar documentación clara.

Paso 7: Deshazte de los documentos innecesarios: Ahora deberías tener una lista de documentos que ya no necesitas. Encuentre formas de deshacerse de ellos y deshágase de ellos de manera responsable.

Paso 8: Defina un plan de retención de documentos para diferentes tipos de documentos: Su empresa tiene muchos tipos diferentes de documentos. Algunos se clasifican como registros comerciales, algunos como registros financieros y otros como registros legales. Debe eliminar periódicamente estos documentos de su almacenamiento electrónico.

Defina un plan de retención de documentos para diferentes tipos de documentos: Su empresa tiene muchos tipos diferentes de documentos. Algunos se clasifican como registros comerciales, algunos como registros financieros y otros como registros legales. Debe eliminar periódicamente estos documentos de su almacenamiento electrónico.

Un plan de retención de documentos es un conjunto de políticas que definen cómo conservar y mantener los documentos esenciales en una empresa.

Paso 9: Definir las mejores prácticas de administración de documentos: Las mejores prácticas de administración de documentos definen los pasos que se deben tomar para garantizar que los documentos se administren y archiven correctamente. Son esenciales para que cualquier organización se asegure de que los documentos importantes no se pierdan en la confusión.

Puntos clave para incluir en su plan

El plan de gestión de documentos en papel debe incluir:

• Un proceso paso a paso sobre cómo la empresa administrará los documentos en general;
• Dónde almacenar los documentos en papel;
• ¿Quién es responsable de gestionar los documentos en papel cuando salen por la puerta al final del día?;
• ¿Con qué frecuencia la empresa revisará y clasificará los documentos en papel para encontrar duplicados, excedentes u obsoletos?
• El proceso para deshacerse de los documentos en papel cuando hayan llegado a su fecha de vencimiento o ya no sean necesarios;
• Cómo encontrar y utilizar documentos donados que estén en buenas condiciones.

El plan de gestión de documentos digitales debe incluir:

• Un resumen de la visión y los objetivos de su organización;
• Una descripción de cómo ve los problemas tecnológicos actuales que afectan la gestión de documentos;
• Una descripción general de los desafíos que enfrenta la organización en la gestión de documentos digitales y el nivel actual de adopción;
• Los tipos de documentos que maneja su organización
• Una lista de los resultados deseados para la gestión de documentos digitales

Un plan de gestión de documentos bien redactado le ayudará a evitar problemas como:

• Desbordamiento de documentos;
• Mal manejo de documentos;
• Sobrecarga de papeleo;
• Pérdida de documentos;
• Mal uso de los recursos

Cómo poner en práctica su plan de gestión de documentos

El plan de gestión de documentos proporciona un esquema claro de los pasos y plazos para cada tarea. También incluye algunos consejos y trucos útiles para el proceso.

Algunas de las tareas más comunes incluyen: crear una biblioteca de activos digitales, implementar un flujo de trabajo electrónico, crear una política de gobierno de la información e implementar un sistema de administración de contenido empresarial .

Algunos de los pasos en el proceso de implementación son:

• Crear una lista de documentos clave;
• Cree una lista de departamentos o grupos que tienen la responsabilidad de administrar documentos;
• Cree una lista de ubicaciones donde se deben almacenar los documentos;
• Cree un sistema de inventario de documentos que incluya todo tipo de información sobre cada documento.