8 Pasos Para la Estrategia Perfecta de Gestión de Documentos

Los documentos son el activo más importante para todas las organizaciones, pero la mayoría sigue dependiendo de estrategias de gestión de documentos ineficaces, que tienen una influencia negativa en la fluidez general de las operaciones corporativas. Una sólida estrategia de gestión de documentos permite a los empleados encontrar, recuperar y distribuir fácilmente documentos críticos.

Una estrategia de gestión de documentos especifica cómo se deben crear o recibir, organizar, mantener, aprobar o rechazar, almacenar, distribuir y destruir los documentos comerciales en formato electrónico y en papel. Debe describir con precisión estas actividades y ser ampliamente utilizado en todos los departamentos.

Cada organización necesita una estrategia de administración de documentos para controlar el flujo de información, mejorar la accesibilidad, reducir los costos operativos y de almacenamiento, proteger la información confidencial, realizar un seguimiento de las actividades de los documentos y cumplir con diversas normas y reglamentos gubernamentales y de la industria.

A pesar de que la mayoría de las empresas tienen ciertas prácticas estándar de gestión de documentos, la estrategia de gestión de documentos debe adaptarse a las necesidades de su empresa y comprender a fondo cómo se utilizan y mantienen los documentos comerciales en las operaciones diarias.

Este artículo cubrirá varios pasos que pueden ayudar a su organización a desarrollar la mejor estrategia para administrar sus documentos.

8 Pasos para la Estrategia Perfecta de Gestión de Documentos

Hay pasos para redactar el plan de gestión de documentos para su organización, incluida la creación de un equipo de gestión de documentos, la revisión de procesos centrados en documentos, el establecimiento de objetivos, la identificación de clasificaciones de documentos, la eliminación de documentos innecesarios y el desarrollo del plan.

1- Formar un Equipo de Gestión Documental:

Tener un equipo dedicado a identificar y comprender cómo deben crearse, recibirse, conservarse, almacenarse, protegerse y compartirse los documentos en toda la empresa es fundamental, independientemente del tamaño de la organización.

Este equipo generalmente incluirá personas de cada departamento que evaluarán y comunicarán las diversas demandas que se incorporarán al plan general.

Cada miembro del equipo sirve como enlace entre el equipo del proyecto y su departamento correspondiente. Seleccionarán qué documentos deben conservarse y cómo deben almacenarse.

Algunos miembros del equipo deben estar certificados en administración de contenido empresarial o conceptos de administración de documentos. Esto ayudará a formular la estrategia de gestión de documentos sin necesidad de ensayo y error al principio.

Se recomienda que obtenga la ayuda de una empresa de gestión de documentos para determinar las necesidades y ejecutar el plan adecuado para satisfacerlas.

2- Investigar los procesos actuales centrados en documentos:

Una vez formado el equipo, personas de varios departamentos estudiarán e investigarán cada proceso único centrado en documentos. Por lo general, deben identificar el ciclo de vida actual de los documentos, incluida la forma en que se generan o reciben, se guardan, se administran, se protegen, se comparten, se autorizan o niegan y se eliminan.

En esta etapa, los documentos deben revisarse cuidadosamente para identificar cómo ellos son:

• Generado o recibido
• Mnatenido y Almacenado
• Aprobado o rechazado
• Repatido
• Retenido
• Etcétera

Recomiendo encarecidamente leer el siguiente artículo que cubre el ciclo de vida del documento en detalle:

Ciclo de vida del documento: ¡lo que todos deberían saber!

3- Establece Metas y KPIs

Para determinar si un proyecto realmente se completó o fracasó, primero debe crear sus objetivos y luego, a lo largo de la fase de implementación, evaluar los KPI (indicadores clave de rendimiento) para ver si van por buen camino. Una estrategia de gestión de documentos no es una excepción.

Es vital identificar las metas que su empresa está tratando de alcanzar, así como los desafíos que deben abordarse a largo y corto plazo.

Ya sea que desee una oficina completamente sin papel o desee optimizar el valor de sus documentos mientras reduce los costos. Esto debe estar bien descrito.

También se deben tomar algunos pasos antes y después de la implementación del plan de gestión de documentos. Por ejemplo, cuánto tiempo le tomó a un empleado obtener un documento antes y después del ajuste, cuánto tiempo toma un proceso de documento en particular, cuánto espacio se ahorra, etc.

4- Identificar Clasificaciones de Documentos

El equipo debe identificar y especificar todas las posibles clasificaciones de documentos dentro de la empresa. El objetivo principal es determinar qué tipos de documentos, como informes, presupuestos, facturas, contratos, etc., deben conservarse.

El equipo también debe habilitar la búsqueda utilizando valores de atributos consistentes que determinan la clasificación del documento, el propósito del problema y el estado; además, el uso de un esquema de numeración de documentos bien definido donde los códigos específicos denotan la clasificación, la disciplina y el tipo de registro conducirá a búsquedas más eficientes y una recuperación más fácil.

5- Deshazte de los Documentos Innecesarios

Una vez que se completa la clasificación y se establece el inventario, es hora de eliminar todos los documentos y archivos innecesarios que ocupan espacio adicional.

Para comenzar, el equipo debe eliminar cualquier documento innecesario distribuido en varias ubicaciones para reducir la cantidad de documentos que su organización debe procesar.

Los miembros del equipo pueden hacerlo manualmente o automáticamente con el uso de tecnologías de IA (inteligencia artificial). Algunas empresas optan por guardar los documentos para referencia futura.

6- Desarrollar la Estrategia de Gestión Documental

Con los pasos anteriores completados, ahora es el momento de comenzar a diseñar la estrategia de gestión de documentos que lo ayudará a lograr los objetivos ya definidos en el paso.

Este paso es el paso más importante que llevará más tiempo alcanzar. La estrategia debe centrarse en consideraciones importantes como:

• Números de identificación del documento
• Números de versión del documento
• Identificar la categorización y clasificación de documentos
• Acceda al ciclo de aprobación, si lo hay, para cada tipo de documento
• Identificar la convención de nomenclatura
• Establecer el período de retención para cada tipo de documento
• Establecer horarios de destrucción de documentos
• Establecer el método de destrucción de documentos
• Indique el método de archivo
• Defina los derechos de acceso paragarantizar la máxima seguridad de los documentos
• Programe un plan de copia de seguridad y recuperación de documentospara usar en caso de pérdida de datos
• etcétera.

La estrategia también debe considerar minimizar la cantidad de documentos en papel e iniciar el proceso de digitalización. Además, buscaremos formas de optimizar los flujos de trabajo centrados en documentos para garantizar que todas las funciones comerciales funcionen sin problemas.

7- Implementación de la Estrategia

Cuando la estrategia de gestión de documentos esté completa, comience a implementar todas las mejores prácticas establecidas en uno de los departamentos, preferiblemente el que tenga menos documentos, reglas y procesos.

Después de elegir cuidadosamente el departamento, debe capacitar a algunos empleados y transmitirles la importancia de la tarea en cuestión.

También es fundamental capturar todas las acciones y desafíos encontrados para abordarlos en su próxima reunión de equipo.

8 – Llevar a Cabo una Reunión de Equipo Recurrente

El equipo seleccionado del paso 1 debe reunirse de vez en cuando para revisar, discutir y compartir el progreso de la fase de implementación. Cuando surgen problemas, deben trabajar juntos para encontrar una solución que funcione para todos los departamentos.

Las mejores prácticas de administración de documentos deben actualizarse regularmente, ya que pueden comenzar a ingresar nuevas fuentes de documentos en su negocio y, sin un plan adecuado, se administrarán de manera ineficaz.