¿Qué son los METADATOS? ¿Por qué son extremadamente importantes?

Los metadatos y la gestión eficaz de metadatos han recibido mucha cobertura en los últimos años. La mayoría de las personas han oído hablar del término, pero no saben qué es, cómo funciona o por qué es tan importante.

Los metadatos son, sin duda, el término más crítico en la gestión de la información. Sin embargo, es quizás el concepto más pasado por alto y, como resultado, no se le da el valor que se merece.

Es tan valioso como los datos, y los expertos reconocen su capacidad para ayudar a los usuarios a encontrar, organizar y utilizar la información.

Findability se refiere a lo simple que es encontrar un documento cuando lo necesita. ¿Cuánto cuesta localizar un recurso en particular? ¿Qué colaboradores pueden acceder a la información? Los empleados podrán navegar y ver sus datos más fácilmente si los metadatos se implementan correctamente.

En este artículo, definiremos los metadatos, examinaremos por qué son esenciales y discutiremos cómo pueden ayudar a las empresas a organizar, categorizar y recuperar documentos más rápido.

¿Qué son los Metadatos?

Por definición, los metadatos se describen como “datos que contienen información sobre otros datos”. En otras palabras, es “información sobre datos”. Contiene la información necesaria para comprender y utilizar eficazmente los datos. Sin embargo, su significado se hace evidente cuando consideramos su uso funcional.

Los empleados pasan gran parte de su tiempo buscando información; Es nuestra responsabilidad como profesionales de la gestión de contenidos mejorar su experiencia proporcionando un acceso rápido.

La clasificación e implementación de metadatos de contenido juega un papel crucial en este sentido. Cualquiera que tenga derecho a agregar contenido a cualquier plataforma debe, como mínimo, tener una comprensión clara de estos conceptos.

Al agregar un nuevo documento a un sistema de gestión de contenido, el usuario debe definir principalmente dos elementos clave:

• Tipo de documento: ¿Qué tipo de documento es? ¿Es una factura, un contrato, un dibujo o cualquier otra cosa
• Metadatos del documento (algunos sistemas se refieren a ellos como propiedades o etiquetas): información de este documento específico o relevante para este.

Como ejemplo de metadatos comerciales, considere una factura: la información más relevante que se debe proporcionar es el número de factura, el cliente, el monto y la fecha. Si estos valores se configuran correctamente, los clientes pueden encontrar facturas en cuestión de segundos, aumentando la eficiencia y las operaciones generales de la empresa.

¿Por qué es importante?

La gente se está frustrando con la cantidad de contenido disponible. Simplemente necesitan localizar el documento requerido sin ninguna dificultad o complicación.

Entonces, ¿de dónde viene el significado? La fuente de importancia no es un misterio, pero está motivada por algo que puede parecer misterioso: ¡METADATOS!.

Cuando los usuarios se quejan de que su búsqueda no produce resultados relevantes o de que no saben dónde buscar información crítica para el negocio, generalmente se debe a un problema de metadatos de contenido.

Tradicionalmente, aprendimos a organizar el contenido mediante carpetas y estructuras de árbol.

Considere lo difícil y lento que será buscar en varios directorios para encontrar el material que está buscando.

¿Puedes recordar dónde guardaste el documento hace seis meses? Este método, sin duda, no es eficiente.

Aquí es donde los metadatos del documento resultan útiles. Los creadores de contenido podrían clasificar la información, hacerla reconocible y buscable, realizar flujos de trabajo de manera conveniente y automatizar su plan de retención al usar y aplicar correctamente el principio de las etiquetas en un documento.

Debemos clasificar los insights principales para saber de qué trata el contenido.

Tipos de Metadatos de Documentos

Los sistemas más esenciales del mercado ofrecen varias formas de metadatos de documentos para ayudar a organizar, categorizar y ubicar documentos lo más rápido posible.

• Campos o Propiedades: tipo preciso de información que el creador del documento podrá ingresar según los tipos de documentos o plantillas, los campos de metadatos ayudan a proporcionar información adicional con el fin de organizar y ubicar la información. Los nombres, las fechas, los números y la moneda son ejemplos de campos. Se pueden definir según sea necesario y único.
• Plantillas: una colección de campos organizados en una determinada secuencia para facilitar la configuración, eliminación y edición de plantillas de documentos.
• Información de la versión: información relacionada con la versión, como el número de versión, la revisión, la fecha de creación, la fecha de modificación, el responsable del control de versiones, etc. Le ayudan a controlar el número de versión, la revisión, la fecha de creación, etc. Esto es muy necesario para fines de auditoría.
• Comentarios: Comentar el documento ayuda en el proceso de colaboración. Los principales sistemas permiten agregar comentarios a cada versión. La búsqueda de reseñas también puede ayudarlo a encontrar documentos cuando los necesite.
• Etiquetas: Sirven como método de categorización de documentos. Suelen especificarse a nivel de documento, lo que implica que no se pueden modificar para cada versión.

Beneficios de los Metadatos de Buena Calidad

Etiquetar documentos en su sistema GED beneficiará a las empresas de las siguientes maneras:

1. Clasificación Dinámica de Documentos: La clasificación es el proceso de identificación automática del tipo de información según su contenido (factura, carta, dibujo, etc.). Usando etiquetas para etiquetar documentos, puede crear vistas dinámicas para cada usuario, y estas vistas se pueden cambiar simplemente ajustando el valor de una etiqueta específica en un documento específico.
2. Búsqueda más rápida: uno de los aspectos más importantes es la capacidad de asignar documentos de forma fácil y rápida. Tener metadatos de contenido de alta calidad garantiza que los empleados puedan obtener resultados de búsqueda precisos según los criterios apropiados.
3. Flujos de trabajo: la mayoría de los documentos tienen un proceso por el que pasar, como un ciclo de aprobación, colaboración, etc. Podemos configurar flujos de trabajo para que se inicien cuando se genera un documento con datos especiales.
4. Automatice las políticas de retención: la retención de registros es fundamental, pero a menudo se pasa por alto. El etiquetado de documentos nos ayudará a eliminarlos o archivarlos automáticamente, según sus políticas de conservación.

¿Cómo Aprovechar al Máximo los Metadatos?

Ahora que comprende qué son los metadatos y por qué son importantes, debe aprender a maximizar su eficacia. Si no lo hace, será prácticamente inútil.

• Obtenga la aceptación de los empleados: los empleados deben apreciar la importancia de los metadatos de los documentos. Tómese el tiempo para explicar el verdadero valor de este principio y cómo puede afectar su productividad a largo plazo.
• Crear estrategia de gestión: determine y controle qué información es importante para su empresa y cuál no. Es posible abusar de los metadatos del documento y generar una larga lista de etiquetas, pero eso anula la intención. Presta atención a los detalles relevantes.
• Cree definiciones de buena calidad: cada empresa es única. Cada uno debe adaptar su modelo de metadatos a sus requisitos comerciales específicos. Debe asegurarse de que las empresas tengan los conceptos y tipos adecuados para resolver problemas comerciales complejos.