A informação tornou-se o ativo mais valioso de qualquer empresa, e a maioria das empresas se esforça para maximizar seu valor para aprimorar as operações comerciais, tornar-se mais flexível, adaptar-se às mudanças e tomar decisões de negócios informadas. Quanto melhores as decisões que tomarmos, mais bem-sucedida será a nossa organização. Como melhores informações levam a melhores decisões, a qualidade e a quantidade de informações que temos são um grande fator de nosso sucesso.

O gerenciamento de informações refere-se à coleta, armazenamento, segurança, manutenção, arquivamento e destruição de informações de qualquer tipo e formato. Ele especifica como as organizações devem usar seu ativo mais valioso e liberar seu potencial para contribuir para o sucesso geral da empresa.

Vivemos em um ambiente de negócios altamente competitivo, onde o uso eficiente do conhecimento e da informação pode ser um dos aspectos mais importantes no sucesso de uma organização. Em poucas palavras, a informação é a “moeda organizacional” para a tomada de decisões.

Um programa eficaz de gerenciamento de informações é um componente crítico de todas as organizações, pois garante que os funcionários estejam lidando com informações de alta qualidade para tomar decisões e cumprir suas responsabilidades.

Neste artigo, vamos definir o gerenciamento de informações, discutir seu papel entre as empresas e explicar por que ele é vital.

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O que é Gestão da Informação?

A gestão da informação é o processo de gestão do ciclo de vida completo da informação, desde a sua identificação e recolha até à sua eliminação através do arquivamento ou eliminação. engloba todos os dados físicos e eletrônicos coletados por uma empresa de seus clientes, funcionários e fornecedores.

O papel do gerenciamento de informações é ajudar os funcionários com papeis ou funções organizacionais para tomar decisões mais rápidas e mais bem informadas, fornecendo as informações corretas a eles no momento e no local certos.

A gestão da informação lida com o valor, qualidade, propriedade, uso e segurança da informação.

O gerenciamento de informações, geralmente conhecido como gerenciamento de informações corporativas, compreende uma ampla gama de atividades, como gerenciamento de documentos, gerenciamento de registros, gerenciamento de conteúdo corporativo, pesquisa corporativa, gerenciamento de ativos digitais e colaboração.

Dados, registros, infraestrutura, sistemas de informação, processos de negócios e, principalmente, PESSOAS fazem parte do ciclo de vida do gerenciamento de informações de negócios.

Como o gerenciamento de informações corporativas é dever da empresa, ele deve ser visto não apenas pelos mais altos níveis de gerenciamento, mas também pelos funcionários em todos os níveis.

A informação não é apenas a força vital das empresas e a cola que mantém as relações e os processos humanos juntos; é também uma mercadoria nas economias de hoje e de amanhã.

Quais são as 5 áreas-chave da gestão da informação?

As cinco áreas-chave do gerenciamento de informações são coleta, armazenamento, distribuição, arquivamento e destruição de informações. Cada uma dessas áreas-chave desempenha um papel vital no gerenciamento eficaz das informações ao longo de seu ciclo de vida.

1- Coleção

Nesta fase, devemos examinar como a empresa coleta informações, sejam elas criadas internamente ou externamente, eletronicamente ou em papel, verbalmente, escritas, em áudio ou em vídeo.

Neste ponto, é fundamental coletar apenas as informações necessárias para economizar custos de armazenamento, evitar a análise de dados desnecessários à governança do negócio e garantir que as informações obtidas sejam de boa qualidade.

2- Armazenamento

Devemos determinar onde as informações coletadas na fase anterior serão armazenadas. Documentos em papel devem ser armazenados e organizados em armários físicos com medidas de resistência ao fogo. As informações eletrônicas, por outro lado, podem ser mantidas em bancos de dados, sistemas de gerenciamento de documentos (Alfresco), sistemas ERP e assim por diante.

Também devemos identificar e configurar o acesso do usuário, controle de versão e alteração, backups e trilhas de auditoria.

3- Distribuição

Essa etapa envolve decidir como a informação deve ser distribuída, em que formato, para quem, com que frequência e por qual mídia, entre outras coisas.

A informação só tem valor quando é apresentada à pessoa apropriada para que a ação apropriada seja tomada. Esta é uma fase crítica, pois ajuda no sucesso geral do seu programa de gerenciamento de informações.

4- Arquivamento

O arquivamento é o processo de armazenamento seguro de informações inativas em qualquer formato (digital e papel) que você não usa mais regularmente para retenção de longo prazo. Essas informações ainda são importantes para as organizações e devem ser mantidas para referência futura ou conformidade regulatória.

Você precisa indicar claramente onde as informações serão arquivadas e por quanto tempo.

5- Destruição

De acordo com várias regras e regulamentos, as informações não devem ser mantidas ou preservadas por mais tempo do que o necessário, sendo necessário um processo de destruição para informações que perderam sua utilidade.

Essa etapa é crítica porque elimina multas e penalidades por não conformidade com várias leis e regulamentações, além de reduzir os custos de armazenamento.

Por que a gestão da informação é importante?

O mundo dos negócios de hoje está repleto de concorrentes destemidos. Uma das diferenças mais significativas entre um negócio bem sucedido e um falido é que o bem sucedido é melhor em compreender e usar informações.

O gerenciamento de informações garante que as empresas possam superar desafios, melhorar as operações de negócios, atender às necessidades de funcionários e clientes, melhorar a produtividade e a eficiência dos negócios, melhorar a tomada de decisões e aprimorar a colaboração dos funcionários.

Nós nos comunicamos através da informação. Para o sucesso do negócio, tudo gira em torno de informações eficientes, precisas e atualizadas.

Todos nós precisamos de acesso fácil às informações certas no momento certo. Alcançar essa transformação tem um enorme impacto tanto na cultura quanto nos resultados da organização.

Ao vincular indivíduos, processos e tecnologia, empresas eficazes liberarão todo o valor de suas informações. Quando as informações são tratadas de forma eficaz e apenas informações de alta qualidade são mantidas, as organizações podem transformá-las em conhecimento para obter insights adicionais sobre seus negócios e redirecionar suas operações para atividades mais lucrativas.

Gerenciamento de informações

A capacidade de gerenciar grandes organizações complexas requer uma compreensão das principais métricas para todos os elementos de gerenciamento, incluindo planejamento estratégico, táticas e operações do dia-a-dia. É disso que se trata a gestão da informação.

Quais desafios estão envolvidos na gestão da informação?

Existem grandes desafios que o gerenciamento de informações enfrenta dentro das empresas, incluindo digitalização e automação, segurança, silos de informações, integração com aplicativos legados, baixa qualidade das informações, menor aceitação da tecnologia pelo usuário e substituição de aplicativos legados.

Aconselho a ler o artigo abaixo para obter mais informações:

O futuro da gestão da informação

O futuro da gestão da informação empresarial é promissor, mas não está isento de desafios.

Novas fontes de dados estão sendo desenvolvidas à medida que a tecnologia avança. Os dados podem ser obtidos de quase qualquer hardware conectado à Internet usando a Internet das Coisas (IoT).

Isso fará com que as políticas e ferramentas se adaptem para atender aos problemas emergentes que as empresas enfrentam quando se trata de gerenciamento de informações.

A informação muitas vezes será o ativo mais valioso para as empresas, e as organizações devem aprender a lidar com isso de forma eficiente.

Artigo escrito por: POR HAISAM ABDEL MALAK (Gerente de Produto Digital | Líder de Pensamento em Gestão de Informação)