A gestão da informação é um componente crítico para o sucesso de todas as organizações. As empresas serão incapazes de obter insights, responder a mudanças ou tomar decisões de negócios assertivas, a menos que tenham a capacidade de gerenciar corretamente suas informações. No entanto, raramente é livre de problemas, uma vez que os desafios de gerenciamento de informações não resolvidos podem adicionar ao que chamamos de caos da informação.

Os desafios típicos de gerenciamento de informações incluem falta de estratégia, digitalização de documentos, automatização de processos, controle do volume em expansão, segurança do acesso às informações, minimização de silos de informações, conexão com sistemas mais antigos e eliminação de dados de baixa qualidade.

A superação desses desafios permite que as organizações liberem o valor de suas informações, o que pode aumentar a eficiência operacional, a produtividade e a agilidade, respondendo a mudanças mais rapidamente, protegendo informações críticas e cumprindo várias regras e regulamentações impostas por setores e governos.

Neste artigo, discutiremos os dez principais desafios do gerenciamento de informações e como resolvê-los para maximizar o valor do seu ativo mais valioso.

Principais Desafios do Gerenciamento de Informações

Alcançar uma implementação eficaz de Gerenciamento de Informações é difícil e não acontece rapidamente, razão pela qual a grande maioria das implementações falham. A seguir estão alguns dos desafios de Gerenciamento de Informações mais comuns que você enfrentará e como lidar com eles.

Ver mais profundamente em: O que é Gestão da Informação?

1- Falta de Melhores Práticas Unificadas

Se não houver uma estratégia de gerenciamento de informações em toda a empresa, os indivíduos geralmente aplicarão o que consideram correto, resultando em informações mal gerenciadas e tornando difícil localizar e colaborar com elas.

Um plano de gerenciamento de informações sólido especificará como os dados devem ser gerenciados desde a geração até a exclusão.

2- Digitalização de Informações

Qualquer empresa deve passar por uma transformação digital e agora é imperativo incorporar tecnologias digitais em todas as divisões para alterar radicalmente a forma como fazem negócios.

Além de ter o plano certo de gerenciamento de informações, estratégia em toda a organização e visão de gerenciamento de mudanças, ter a ferramenta certa que pode ajudar as organizações a digitalizar seus dados e alcançar altos níveis de ROI é a consideração mais crítica para o sucesso da transição para o digital.

O fluxo de informações e documentos é alto, e depender de documentos em papel para fazer negócios terá um impacto crítico na trilha operacional. No entanto, a digitalização de documentos não é um processo simples. É preciso um esforço significativo no início, especialmente se você está no mercado há muito tempo e tem montanhas de documentos em papel armazenados.

Para converter documentos em papel para digital, extrair informações críticas e armazená-los eletronicamente, as organizações devem investir em scanners de alta qualidade, tecnologia OCR e um sistema robusto de gerenciamento de documentos (ver sobre a aplicação Alfresco).

3- Automatização de Processos

O papel do gerenciamento de informações é fornecer as informações corretas ao público certo, no momento e no local certos, para que eles respondam rapidamente e tomem decisões de negócios fundamentadas.

Isso só é possível se seus procedimentos operacionais forem contínuos e eficientes. A automação é a técnica definitiva para garantir que os processos funcionem sem problemas. Quando os procedimentos são automatizados, sua empresa pode concluir as atividades mais rapidamente, responder às demandas dos clientes com mais eficiência e aumentar a produtividade.

Automatizar processos também é uma tarefa enorme que precisa de muito trabalho para entender como o processo opera atualmente, identificar gargalos e redesenhá-lo para um melhor desempenho.

4- Gerenciar o crescimento da informação

De acordo com a Statista, a quantidade total de dados criados, capturados, copiados e consumidos globalmente deverá aumentar rapidamente, atingindo 64,2 zettabytes em 2020. Nos próximos cinco anos até 2025, a criação de dados globais deverá crescer para mais de 180 zetabyte. Mais de 80% serão dados não estruturados.

Saiba mais sobre as diferenças entre dados estruturados e não estruturados.

Dados Estruturados vs Não Estruturados: 5 Diferenças Principais

Isso por si só é um desafio significativo que as empresas devem planejar cuidadosamente para lidar com eficiência. Apenas as informações essenciais e importantes devem ser salvas e armazenadas para reduzir o tempo de processamento, os custos de armazenamento e garantir uma excelente qualidade.

5- Protegendo Informações

Todos nós temos informações confidenciais que apenas pessoas autorizadas devem ter acesso, e o mundo corporativo não é exceção.

Para reduzir violações de dados e manter uma boa reputação, informações confidenciais, como informações de clientes, informações de funcionários e relatórios financeiros, devem ser protegidas e somente pessoas autorizadas devem ter acesso a elas.

É simples conceder direitos a indivíduos autorizados e retirar o acesso de outros ao usar um sistema de gerenciamento de documentos. A maioria dessas soluções oferece controle granular sobre os tipos de permissões e uma trilha de auditoria completa exibindo todas as atividades realizadas em cada documento.

6- Reduzindo Silos de Informação

Você sabia que 52% das organizações têm 3 ou mais sistemas GED e 22% têm mais de 5 sistemas.

Se você observar o portfólio de aplicativos de negócios de qualquer empresa, verá que existem pelo menos 5 sistemas separados onde as informações são salvas e gerenciadas. Os funcionários têm dificuldade em descobrir informações e gerenciar seu ciclo de vida quando existem vários silos de informações.

As organizações devem ter como objetivo combinar ou pelo menos integrar esses sistemas com seu repositório principal de informações para permitir a pesquisa corporativa e permitir que os funcionários encontrem informações sem precisar abrir muitos aplicativos ao mesmo tempo.

7- Integração com Aplicativos Legados

As organizações ainda estão lidando com aplicativos legados que impossibilitam a integração com outros sistemas. Normalmente, eles coletam manualmente as informações necessárias desses programas e as inserem em outros. Os funcionários normalmente acham que isso é um processo demorado e monótono.

Isso pode ser automatizado usando a tecnologia RPA, e os robôs podem concluir os mesmos procedimentos precisos que seus funcionários fazem. Como consequência, os erros serão reduzidos e a precisão melhorará.

8- Má Qualidade da Informação

As organizações não devem gerenciar nenhuma das informações que produzem ou coletam. Uma verificação de controle de qualidade deve ser realizada para determinar o que deve ser retido ou usado como parte do ciclo de vida da informação.

A qualidade dos dados corporativos deve ser mantida em alto nível para garantir que os gerentes estejam lidando com as informações corretas e não fazendo escolhas estratégicas com base em informações incorretas, que podem ter consequências desastrosas.

9- Sistemas Legados e Substituição

O sistema de informação da organização desatualizado pode retê-lo. O uso de um sistema antigo certamente terá um grande impacto na produtividade e em como fazer o trabalho melhor e mais rápido.

À medida que as tecnologias evoluem, novos sistemas ou recursos estão sendo introduzidos para ajudar as organizações em seu ciclo de vida das informações. É extremamente importante começar a planejar a substituição de sistemas mais antigos.

10- Conformidade Regulamentar

A maioria das empresas opera em um setor regulamentado, e o descumprimento dessas regras e regulamentos pode custar-lhes dinheiro na forma de multas e penalidades.

Ser compatível com LGPD, GDPR ou HIPAA, por exemplo, exige a adoção de todo um ciclo de vida das informações, desde a criação até a exclusão.

Certificar-se de que documentos desnecessários ou informações pessoais sejam excluídos de acordo com sua política de retenção e, eventualmente, automatizar esse processo garantirá total conformidade.