La gestión de la información es un componente crítico para el éxito de todas las organizaciones. Las empresas no podrán obtener información, responder al cambio o tomar decisiones comerciales acertadas a menos que tengan la capacidad de administrar adecuadamente su información. Sin embargo, rara vez está libre de problemas, ya que los desafíos de gestión de la información no resueltos pueden sumarse a lo que llamamos caos de la información.

Los desafíos típicos de la gestión de la información incluyen la falta de estrategia, la digitalización de documentos, la automatización de procesos, el control del volumen en expansión, la protección del acceso a la información, la minimización de los silos de información, la conexión a sistemas más antiguos y la eliminación de datos de mala calidad.

Superar estos desafíos permite a las organizaciones desbloquear el valor de su información, lo que puede aumentar la eficiencia operativa, la productividad y la agilidad, responder a los cambios más rápido, proteger la información crítica y cumplir con diversas normas y reglamentos impuestos por las industrias y los gobiernos.

En este artículo, analizaremos los diez principales desafíos de la gestión de la información y cómo resolverlos para maximizar el valor de su activo más valioso.

Desafíos clave de la gestión de la información

Lograr una implementación efectiva de la Gestión de la Información es difícil y no sucede rápidamente, razón por la cual la gran mayoría de las implementaciones fallan. Los siguientes son algunos de los desafíos más comunes de gestión de la información que enfrentará y cómo abordarlos.

Ver más en: ¿Qué es la Gestión de la Información?

1- Falta de mejores prácticas unificadas

Si no existe una estrategia de gestión de la información en toda la empresa, las personas a menudo aplicarán lo que consideren correcto, lo que dará como resultado una información mal gestionada y dificultará su búsqueda y colaboración.

Un plan sólido de gestión de la información especificará cómo se deben gestionar los datos desde su generación hasta su eliminación.

2- Digitalización de la Información

Cualquier empresa debe someterse a una transformación digital y ahora es imperativo incorporar tecnologías digitales en todas las divisiones para cambiar radicalmente la forma en que hacen negocios.

Además de tener el plan de gestión de la información, la estrategia para toda la organización y la visión de gestión del cambio correctos, contar con la herramienta adecuada que pueda ayudar a las organizaciones a digitalizar sus datos y lograr altos niveles de ROI es la consideración más crítica para el éxito de la transición a lo digital.

El flujo de información y documentos es alto, y depender de documentos en papel para hacer negocios tendrá un impacto crítico en la vía operativa. Sin embargo, escanear documentos no es un proceso simple. Requiere un esfuerzo significativo al principio, especialmente si ha estado en el negocio durante mucho tiempo y tiene montañas de documentos en papel almacenados.

Para convertir documentos en papel a digitales, extraer información crítica y almacenarlos electrónicamente, las organizaciones deben invertir en scaner de alta calidad, tecnología OCR y un sólido sistema de gestión de documentos (consulte la aplicación Alfresco).

3- Automatización de Procesos

El papel de la gestión de la información es proporcionar la información correcta a la audiencia correcta, en el momento y lugar correctos, para que puedan responder rápidamente y tomar decisiones comerciales informadas.

Esto solo es posible si sus procedimientos operativos son continuos y eficientes. La automatización es la última técnica para garantizar que los procesos funcionen sin problemas. Cuando los procedimientos están automatizados, su empresa puede completar actividades más rápido, responder a las demandas de los clientes de manera más eficiente y aumentar la productividad.

La automatización de procesos también es una tarea enorme que requiere mucho trabajo para comprender cómo funciona actualmente el proceso, identificar cuellos de botella y rediseñarlo para un mejor rendimiento.

4- Gestionar el crecimiento de la información

Según Statista, se espera que la cantidad total de datos creados, capturados, copiados y consumidos a nivel mundial aumente rápidamente, alcanzando los 64,2 zettabytes en 2020. En los próximos cinco años hasta 2025, se espera que la creación de datos globales crezca a más de 180 zetabytes. Más del 80% serán datos no estructurados.

Conozca las diferencias entre datos estructurados y no estructurados.

Datos Estructurados y no Estructurados: 5 Diferencias Clave

Esto en sí mismo es un desafío importante que las empresas deben planificar cuidadosamente para manejarlo de manera eficiente. Solo se debe guardar y almacenar la información esencial e importante para reducir el tiempo de procesamiento, los costos de almacenamiento y garantizar una calidad excelente.

5- Protección de la información

Todos tenemos información confidencial a la que solo las personas autorizadas deben tener acceso, y el mundo corporativo no es una excepción.

Para reducir las violaciones de datos y mantener una buena reputación, la información confidencial, como la información del cliente, la información de los empleados y los informes financieros, debe protegerse y solo las personas autorizadas deben tener acceso a ella.

Es sencillo otorgar derechos a personas autorizadas y retirar el acceso a otros cuando se utiliza un sistema de gestión de documentos. La mayoría de estas soluciones ofrecen un control granular sobre los tipos de permisos y una pista de auditoría completa que muestra todas las actividades realizadas en cada documento.

6- Reducción de los silos de información

¿Sabía que el 52 % de las organizaciones tiene 3 o más sistemas GED y el 22 % tiene más de 5 sistemas?

Si observa la cartera de aplicaciones comerciales de cualquier empresa, verá que hay al menos 5 sistemas separados donde se guarda y administra la información. Los empleados tienen dificultades para descubrir información y gestionar su ciclo de vida cuando hay varios silos de información.

Las organizaciones deben tratar de combinar o al menos integrar estos sistemas con su repositorio de información principal para habilitar la búsqueda empresarial y permitir que los empleados encuentren información sin tener que abrir muchas aplicaciones al mismo tiempo.

7- Integración con Aplicaciones Legacy

Las organizaciones aún se enfrentan a aplicaciones heredadas que hacen imposible la integración con otros sistemas. Por lo general, recopilan manualmente la información necesaria de estos programas y la insertan en otros. Los empleados a menudo encuentran que este es un proceso monótono y que consume mucho tiempo.

Esto se puede automatizar mediante la tecnología RPA, y los robots pueden completar los mismos procedimientos precisos que realizan sus empleados. Como resultado, se reducirán los errores y mejorará la precisión.

8- Mala calidad de la información

Las organizaciones no deben gestionar ninguna de la información que producen o recopilan. Se debe realizar una verificación de control de calidad para determinar qué se debe conservar o utilizar como parte del ciclo de vida de la información.

La calidad de los datos corporativos debe mantenerse a un alto nivel para garantizar que los gerentes manejen la información correcta y no tomen decisiones estratégicas basadas en información incorrecta, lo que puede tener consecuencias desastrosas.

9- Sistemas heredados y reemplazo

El sistema de información obsoleto de la organización puede retenerlo. El uso de un sistema antiguo seguramente tendrá un gran impacto en la productividad y en cómo hacer el trabajo mejor y más rápido.

A medida que evolucionan las tecnologías, se introducen nuevos sistemas o características para ayudar a las organizaciones a lo largo de su ciclo de vida de la información. Es extremadamente importante comenzar a planificar el reemplazo de los sistemas más antiguos.

10- Cumplimiento Normativo

La mayoría de las empresas operan en una industria regulada, y el incumplimiento de estas normas y reglamentos puede costarles dinero en forma de multas y sanciones.

Cumplir con el LGPD, el RGPD o la HIPAA, por ejemplo, requiere adoptar un Ciclo de Vida Completo de la Información, desde la creación hasta la eliminación.

Asegurarse de que los documentos innecesarios o la información personal se eliminen de acuerdo con su política de retención y, eventualmente, automatizar este proceso garantizará el cumplimiento total.