8 Etapas Para a Estratégia Perfeita de Gerenciamento de Documentos

Os documentos são o ativo mais importante para todas as organizações, mas a maioria delas continua a depender de estratégias ineficazes de gerenciamento de documentos, que têm uma influência negativa na tranquilidade geral das operações corporativas. Uma sólida estratégia de gerenciamento de documentos permite que os funcionários localizem, recuperem e distribuam facilmente documentos críticos.

Uma estratégia de gerenciamento de documentos especifica como os documentos de negócios devem ser criados ou recebidos, organizados, mantidos, aprovados ou rejeitados, armazenados, distribuídos e destruídos em formato eletrônico e em papel. Deve descrever precisamente essas atividades e ser amplamente utilizado em todos os departamentos.

Toda organização precisa de uma estratégia de gerenciamento de documentos para controlar o fluxo de informações, melhorar a acessibilidade, reduzir custos operacionais e de armazenamento, proteger informações confidenciais, rastrear atividades de documentos e cumprir várias regras e regulamentações do setor e do governo.

Apesar do fato de a maioria das empresas ter certas práticas padrão de gerenciamento de documentos, a estratégia de gerenciamento de documentos deve ser adaptada às necessidades da sua empresa e uma compreensão completa de como os documentos comerciais são usados ​​e mantidos nas operações diárias.

Esse artigo abordará várias etapas que podem ajudar sua organização a desenvolver a melhor estratégia para gerenciar seus documentos.

8 Passos para a Estratégia Perfeita de Gerenciamento de Documentos

Existem etapas para escrever o plano de gerenciamento de documentos para sua organização, incluindo a criação de uma equipe de gerenciamento de documentos, a análise de processos centrados em documentos, o estabelecimento de suas metas, a identificação de classificações de documentos, a eliminação de documentos desnecessários e o desenvolvimento do plano.

1- Formar uma equipe de gerenciamento de documentos:

Equipe do GED

Ter uma equipe dedicada para identificar e entender como os documentos devem ser criados, recebidos, preservados, armazenados, protegidos e compartilhados em toda a empresa é fundamental, independentemente do tamanho da organização.

Essa equipe normalmente incluirá indivíduos de cada departamento que avaliarão e comunicarão as várias demandas para que sejam incorporadas ao plano geral.

Cada membro da equipe serve como uma ligação entre a equipe do projeto e seu departamento relevante. Eles irão selecionar quais documentos devem ser mantidos e como eles devem ser armazenados.

Alguns membros da equipe devem ser certificados em gerenciamento de conteúdo corporativo ou conceitos de gerenciamento de documentos. Isso ajudará na formulação da estratégia de gerenciamento de documentos sem a necessidade de tentativa e erro no início.

É recomendável que você obtenha a ajuda de uma empresa de gerenciamento de documentos para determinar as necessidades e executar o plano adequado para satisfazê-las.

2- Investigar Processos Atuais Centrados em Documentos:

Após a formação da equipe, os indivíduos de vários departamentos estudarão e investigarão cada processo único centrado em documentos. Eles geralmente devem identificar o ciclo de vida atual dos documentos, incluindo como eles são gerados ou recebidos, salvos, gerenciados, protegidos, compartilhados, autorizados ou negados e excluídos.

Nesta etapa, os documentos devem ser cuidadosamente revisados para identificar como eles são:

• Gerado ou recebido
• Mantido e armazenado
• Aprovado ou rejeitado
• Distribuído
• Retido
• E assim por diante

Eu recomendo fortemente a leitura do artigo abaixo que cobre o ciclo de vida do documento em detalhes:

Ciclo de vida do documento: O Que Todos Devem Saber!

3- Estabeleça metas e KPIs

Para determinar se um projeto foi efetivamente concluído ou falhou, você deve primeiro criar suas metas e, em seguida, durante toda a fase de implementação, avaliar os KPIs (Indicadores-Chave de Performance) para ver se eles estão no caminho certo. Uma estratégia de gerenciamento de documentos não é exceção.

É vital identificar os objetivos que sua empresa está tentando alcançar, bem como os desafios que devem ser enfrentados no longo e no curto prazo.

Quer pretenda um escritório totalmente sem papel ou pretenda otimizar o valor dos seus documentos ao mesmo tempo que reduz os custos. Isso deve ser bem descrito.

Algumas medidas também devem ser tomadas antes e depois da implementação do plano de gerenciamento de documentos. Por exemplo, quanto tempo um funcionário levou para obter um documento antes e depois do ajuste, quanto tempo um determinado processo de documento leva, quanto espaço é economizado e assim por diante.

4- Identificar Classificações de Documentos

A equipe deve identificar e especificar todas as classificações de documentos possíveis dentro da empresa. O objetivo principal é determinar que tipos de documentos, como relatórios, orçamentos, faturas, contratos e assim por diante, devem ser mantidos.

A equipe também deve permitir a busca usando valores de atributos consistentes que determinam a classificação do documento, a finalidade da emissão e o status; além disso, o uso de um esquema de numeração de documentos bem definido em que códigos específicos denotam a classificação, disciplina e tipo do registro levará a pesquisas mais eficientes e fácil recuperação.

5- Livre-se de Documentos Desnecessários

Uma vez concluída a classificação e estabelecido o inventário, é hora de remover todos os documentos e arquivos desnecessários que estão ocupando espaço extra.

Para começar, a equipe deve remover quaisquer documentos desnecessários distribuídos em vários locais para reduzir a quantidade de documentos que sua organização deve processar.

Isso pode ser feito manualmente pelos membros da equipe ou automaticamente com o uso de tecnologias de IA (Inteligência Artificial). Algumas empresas optam por salvar os documentos para referência futura.

6- Desenvolva a Estratégia de Gerenciamento de Documentos

Concluídas as etapas acima, agora é a hora de começar a elaborar a estratégia de gerenciamento de documentos que o ajudará a atingir as metas já definidas na etapa.

Esta etapa é a etapa mais importante que levará mais tempo para ser alcançada. A estratégia deve se concentrar em considerações importantes, como:

• Números do identificador do documento
• Números de versão do documento
• Identificar a categorização e classificações de documentos
• Acesse o ciclo de aprovação, se houver, para cada tipo de documento
• Identificar a convenção de nomenclatura
• Defina o período de retenção de cada tipo de documento
• Definir cronogramas de destruição de documentos
• Definir o método de destruição de documentos
• Indique qual é o método de arquivamento
• Defina direitos de acesso para garantir a máxima segurança dos documentos
• Agendar backup de documentos e plano de recuperação a ser usado em caso de perda de dados
• e assim por diante.

A estratégia também deve considerar minimizar a quantidade de documentos em papel e iniciar o processo de digitalização. Além disso, veremos maneiras de otimizar fluxos de trabalho centrados em documentos para garantir que todas as funções de negócios sejam executadas sem problemas.

7- Implementação da Estratégia

Quando a estratégia de gerenciamento de documentos estiver concluída, comece a implementar todas as melhores práticas estabelecidas em um dos departamentos, de preferência aquele com menos documentos, regras e processos.

Depois de escolher cuidadosamente o departamento, você deve treinar alguns funcionários e transmitir a eles a importância da tarefa em questão.

Também é fundamental capturar todas as ações e desafios encontrados para abordá-los em sua próxima reunião de equipe.

8 – Conduzir Reunião de Equipe Recorrente

A equipe selecionada da etapa 1 deve se reunir de vez em quando para revisar, discutir e compartilhar o progresso da fase de implementação. Quando surgem problemas, eles devem trabalhar juntos para encontrar uma solução que funcione para todos os departamentos.

As melhores práticas de gerenciamento de documentos devem ser atualizadas regularmente, pois novas fontes de documentos podem começar a chegar ao seu negócio e, sem um plano adequado, elas serão gerenciadas de forma ineficaz.