Economía
Los estudios demuestran que mucho tiempo y dinero se gastan con el manejo, archivado y búsqueda de documentos electrónicos y en papel.
Las soluciones que involucran la Gestión Electrónica de Documentos, en general, se justifican por un rápido retorno de las inversiones con:
- Reducción en el tiempo de localización de los documentos
- Reducción de costos de distribución documental
- Reducción de los costes de recuperación
- Reducción de los costos de manejo de papeles – revisión de procesos
- Mejor acceso a los documentos
- Reducción de procesos manuales
- Reducción de áreas de archivos
El tiempo es uno de los grandes motores que justifican la implantación del GED. Algunas estadísticas sobre documentos y archivos:
- El 70% del tiempo de los ejecutivos se gasta manejando papeles
- En promedio, cada empleado pierde el 12% de su tiempo en busca de documentos en el escritorio o en el archivo
- El 90% de los documentos con los que trabajamos en el día a día se mezclan con otros documentos
- El 80% de los documentos manuscritos nunca más se consultan
- El 50% de todos los documentos de su archivo se duplican o se desacatan
- 30% a 40% de todos los registros de información pueden ser inmediatamente digitalizados permitiendo la destrucción de su original
- El tiempo gastado en la gestión de documentos representa una de las 10 actividades que más tiempo consume en una empresa
- El 15% de los documentos manipulados se pierden
- El 7.5% de todos los documentos que se pierden son irrecuperables y el 3% está mal archivado
- En promedio cada documento se copia 9 veces.