LGPD & GED | FACILITE SEU CUMPRIMENTO COM O GED

COMO O GED PODE AJUDAR A MANTER A PRIVACIDADE DOS DADOS PESSOAIS

As violações de segurança aumentaram consideravelmente nos últimos anos em todo o mundo. Dada essa situação, não é surpreendente que surjam regulamentações como a LGPD e que as organizações estejam cada vez mais preocupadas com a segurança de documentos. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) da DG pode ser uma ferramenta muito útil para cumprir a nova legislação.

Neste sentido, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), estabelecerá medidas de segurança mais rigorosas para proteger a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações pessoais, incluindo criptografia de dados.

O novo regulamento vai obrigar todas as organizações, que trabalham com dados pessoais, mesmo que não tenham a sua sede dentro das suas fronteiras, a garantir que os dados estejam seguros e que só serão coletados com seu consentimento. Por conta disso, estão previstas graves punições para as organizações em caso de vazamentos, roubo ou uso indevido dos dados pessoais.

Porém, para que seja possível se adequar a LGPD, precisamos considerar que grande parte dos dados pessoais estão contidos nos documentos que ficam armazenados nas organizações. Portanto, ter o controle da gestão de documentos através da aplicação de GED da DG tem uma relação direta com a LGPD.

Uma organização que possui clareza nos processos de gestão documental e conhece as normas da LGPD consegue facilmente adequar seus processos internos. Por outro lado, o descontrole na gestão dos documentos pode tornar um pesadelo o gerenciamento correto dos dados, que estão sob posse da sua organização, para o atendimento a LGPD.

Assim, tecnologias como a captura de documentos, reconhecimento de dados e gestão de documentos (GED) são muito úteis para automatizar a gestão de dados pessoais, eliminando a intervenção humana e reduzindo a possibilidade de erros. Com essas soluções, os documentos recebidos pela organização são analisados, indexados automaticamente, classificados e arquivados de acordo com a classificação estabelecida.

Além disso, a solução de gestão de documentos (GED) da DG é desenhada tendo em conta a segurança e a privacidade dos documentos desde o início, cumprindo assim mais um dos requisitos do novo regulamento. Isso significa que esta tecnologia possui as medidas técnicas e organizacionais necessárias para garantir que apenas os dados pessoais essenciais para cada finalidade sejam processados, que esses dados sejam devidamente classificados para que recebam o nível de proteção adequado e que sejam criptografados para garantir e preservar Privacidade.

Se o gerenciador de documentos (GED) da DG for usado para processar dados pessoais:

•  As informações existem apenas em formato digital, portanto, podem ser encontradas facilmente e não podem ser duplicadas acidentalmente;

•  Apenas usuários autorizados podem acessar os arquivos, também é possível configurar quem pode arquivar, recuperar, editar, exportar, modificar ou excluir documentos;

•  Você pode definir regras sobre retenção e exclusão de arquivos, para garantir que os dados não sejam mantidos por mais tempo do que o necessário;

•  Permite controlar as versões, de forma que todas as modificações feitas em um documento sejam registradas automaticamente;

•  As auditorias são rápidas e simples, para poder verificar que apenas os usuários autorizados acessem e que são mantidos registos dos diferentes processamentos de dados.

A aplicação de GED da DG não só facilita o cumprimento da LGPD, mas também permite trabalhar com mais eficiência e agilidade, eliminando o papel da organização. Assim, a combinação de proteção de dados, privacidade do usuário e disponibilidade de informações resulta em uma experiência do usuário muito mais satisfatória, superando suas expectativas e gerando confiança.