La información se ha convertido en el activo más valioso de cualquier empresa, y la mayoría de las empresas se esfuerzan por maximizar su valor para mejorar las operaciones comerciales, volverse más flexibles, adaptarse al cambio y tomar decisiones comerciales informadas. Cuanto mejores sean las decisiones que tomemos, más exitosa será nuestra organización. Debido a que una mejor información conduce a mejores decisiones, la calidad y cantidad de información que tenemos es un factor importante en nuestro éxito.

La gestión de la información se refiere a la recopilación, el almacenamiento, la seguridad, el mantenimiento, el archivo y la destrucción de información de cualquier tipo y formato. Especifica cómo las organizaciones deben usar su activo más valioso y desbloquear su potencial para contribuir al éxito general de la empresa.

Vivimos en un entorno empresarial altamente competitivo, donde el uso eficiente del conocimiento y la información puede ser uno de los aspectos más importantes del éxito de una organización. En pocas palabras, la información es la “moneda organizacional” para la toma de decisiones.

Un programa eficaz de gestión de la información es un componente fundamental de toda organización, ya que garantiza que los empleados manejen información de alta calidad para tomar decisiones y cumplir con sus responsabilidades.

En este artículo, definiremos la gestión de la información, analizaremos su función entre las empresas y explicaremos por qué es vital.

¿Qué es la Gestión de la Información?

La gestión de la información es el proceso de gestión del ciclo de vida completo de la información, desde su identificación y recopilación hasta su eliminación mediante el archivo o la eliminación. engloba todos los datos físicos y electrónicos recopilados por una empresa de sus clientes, empleados y proveedores.

El papel de la gestión de la información es ayudar a los empleados con papeles o funciones organizacionales a tomar decisiones más rápidas e informadas brindándoles la información correcta en el momento y lugar correctos.

La gestión de la información se ocupa del valor, la calidad, la propiedad, el uso y la seguridad de la información.

La gestión de la información, comúnmente conocida como gestión de la información empresarial, comprende una amplia gama de actividades, como la gestión de documentos, la gestión de registros, la gestión de contenido empresarial, la búsqueda empresarial, la gestión de activos digitales y la colaboración.

Los datos, los registros, la infraestructura, los sistemas de información, los procesos empresariales y, lo que es más importante, las PERSONAS forman parte del ciclo de vida de la gestión de la información empresarial.

Dado que la gestión de la información corporativa es un deber de la empresa, debe ser vista no solo por los niveles más altos de gestión, sino también por los empleados en todos los niveles.

La información no es solo el alma de las empresas y el pegamento que mantiene unidos los procesos y las relaciones humanas; también es una mercancía en las economías de hoy y de mañana.

¿Cuáles son las 5 áreas clave de la gestión de la información?

Las cinco áreas clave de la gestión de la información son la recopilación, el almacenamiento, la distribución, el archivo y la destrucción de la información. Cada una de estas áreas clave juega un papel vital en la gestión eficaz de la información a lo largo de su ciclo de vida.

1- Colección

En esta etapa, debemos examinar cómo la empresa recopila información, ya sea interna o externamente, electrónicamente o en papel, verbalmente, por escrito, en audio o video.

En este punto, es fundamental recopilar solo la información necesaria para ahorrar costos de almacenamiento, evitar analizar datos innecesarios para el gobierno del negocio y garantizar que la información obtenida sea de buena calidad.

2- Almacenamiento

Debemos determinar dónde se almacenará la información recopilada en la fase anterior. Los documentos en papel deben almacenarse y organizarse en gabinetes físicos con medidas de resistencia al fuego. La información electrónica, por su parte, puede mantenerse en bases de datos, sistemas de gestión documental (Alfresco), sistemas ERP, etc.

También debemos identificar y configurar el acceso de los usuarios, el control de versiones y cambios, las copias de seguridad y las pistas de auditoría.

3- Distribución

Este paso implica decidir cómo se debe distribuir la información, en qué formato, a quién, con qué frecuencia y a través de qué medios, entre otras cosas.

La información solo es valiosa cuando se presenta a la persona adecuada para que se puedan tomar las medidas adecuadas. Esta es una fase crítica ya que ayuda al éxito general de su programa de gestión de la información.

4- Archivar

El archivado es el proceso de almacenamiento seguro de información inactiva en cualquier formato (digital y en papel) que ya no usa regularmente para la retención a largo plazo. Esta información sigue siendo importante para las organizaciones y debe conservarse para futuras referencias o cumplimiento normativo.

Debe indicar claramente dónde se archivará la información y por cuánto tiempo.

5- Destrucción

Según diversas normas y reglamentos, la información no debe conservarse o conservarse por más tiempo del necesario, requiriendo un proceso de destrucción para la información que ha perdido su utilidad.

Este paso es fundamental porque elimina multas y sanciones por incumplimiento de diversas leyes y reglamentos, además de reducir los costos de almacenamiento.

¿Por qué es Importante la Gestión de la Información?

El mundo de los negocios de hoy está lleno de competidores intrépidos. Una de las diferencias más significativas entre un negocio exitoso y uno fallido es que el exitoso es mejor para comprender y utilizar la información.

La gestión de la información garantiza que las empresas puedan superar los desafíos, mejorar las operaciones comerciales, satisfacer las necesidades de los empleados y los clientes, mejorar la productividad y la eficiencia comercial, mejorar la toma de decisiones y mejorar la colaboración de los empleados.

Nos comunicamos a través de la información. Para el éxito empresarial, todo gira en torno a una información eficiente, precisa y actualizada.

Todos necesitamos un fácil acceso a la información correcta en el momento adecuado. Lograr esta transformación tiene un gran impacto tanto en la cultura como en los resultados de la organización.

Al vincular personas, procesos y tecnología, las empresas eficaces desbloquearán el valor total de su información. Cuando la información se maneja de manera efectiva y solo se conserva información de alta calidad, las organizaciones pueden convertirla en conocimiento para obtener información adicional sobre su negocio y redirigir sus operaciones hacia actividades más rentables.

Gestión de la Información

La capacidad de administrar organizaciones grandes y complejas requiere una comprensión de las métricas clave para todos los elementos de la administración, incluida la planificación estratégica, las tácticas y las operaciones diarias. De eso se trata la gestión de la información.

¿Qué retos implica la gestión de la información?

Hay grandes desafíos que enfrenta la gestión de la información dentro de las empresas, incluida la digitalización y la automatización, la seguridad, los silos de información, la integración con aplicaciones heredadas, la mala calidad de la información, la menor aceptación de la tecnología por parte de los usuarios y el reemplazo de aplicaciones heredadas.

El futuro de la gestión de la información empresarial es prometedor, pero no está exento de desafíos.

Se están desarrollando nuevas fuentes de datos a medida que avanza la tecnología. Los datos se pueden obtener de casi cualquier hardware conectado a Internet mediante Internet de las cosas (IoT).

Esto hará que las políticas y las herramientas se adapten para cumplir con los problemas emergentes que enfrentan las empresas en lo que respecta a la gestión de la información.

La información a menudo será el activo más valioso para las empresas, y las organizaciones deben aprender a manejarla de manera eficiente.

Artículo escrito por: POR HAISAM ABDEL MALAK (Gerente de productos digitales | Líder de opinión en gestión de la información)