Consultoría Archivística
Actualizado en agosto de 2026.
La consultoría archivística de DG Tecnología Accesible organiza el acervo de su empresa — clasificación, tabla de temporalidad, políticas de custodia — y vincula ese método a un GED Alfresco Community. El archivista y TI trabajan en el mismo diseño: qué guardar, por cuánto tiempo y en qué sistema.
Este servicio es para el archivista o analista de documentos de la organización y para el gestor al que influye. No es un curso, no es una vacante y no es software de biblioteca (préstamo, catálogo, MARC).
¿Qué es la consultoría archivística?
La consultoría archivística es el servicio que diagnostica cómo la empresa crea, clasifica, custodia, recupera y elimina documentos — en papel y en digital — y propone políticas, instrumentos y rutinas alineados a la práctica archivística. En DG, el diagnóstico no se queda en el papel: cuando corresponde, el plan ya prevé la digitalización del acervo y la implantación del GED.
¿Para quién está indicado?
Atendemos organizaciones de mediano y gran tamaño cuyo acervo es un activo de negocio o de cumplimiento: contratos, historias clínicas, RR. HH., procesos administrativos, ingeniería, sector público. El interlocutor típico es el archivista, el analista de gestión documental o el responsable del archivo de la empresa — en diálogo con TI, cumplimiento y operaciones.
No atendemos, en este servicio, bibliotecas públicas, universitarias o escolares que buscan un sistema de préstamo y catálogo. GED y sistema de biblioteca resuelven problemas distintos; mezclarlos genera retrabajo.
Por qué la empresa lo necesita
Sin clasificación ni temporalidad, el archivo se convierte en depósito: nadie encuentra lo que necesita en la auditoría, los documentos vencidos siguen ocupando espacio y la protección de datos queda en el discurso. El archivista conoce el método; falta, con frecuencia, un socio que traduzca el cuadro de clasificación y la tabla de temporalidad en metadatos, carpetas y reglas en el sistema que TI va a operar.
- Clasificación que el equipo puede usar — códigos y series documentales en el vocabulario de la empresa, no un plan copiado de otro organismo.
- Custodia y eliminación con criterio — tabla de temporalidad aplicada en el GED, con plazos de archivo de gestión, intermedio y permanente.
- Auditoría sin cazar papel — traza de quién accedió, versionó y aprobó, alineada a políticas internas y a las normas de protección de datos.
Qué entrega DG
Diagnóstico del acervo y de los procesos
Mapeamos producción, tramitación, custodia y destinación de los documentos. Identificamos lagunas de clasificación, duplicidad, acervo inactivo y sistemas paralelos (red, correo, carpetas personales). El informe prioriza qué cambia primero — y qué puede esperar.
Políticas, clasificación y tabla de temporalidad
Diseñamos o revisamos la política de gestión documental, el cuadro de clasificación y la tabla de temporalidad. Cuando la organización se orienta por el modelo e-ARQ Brasil (CONARQ) o necesita un SIGAD, alineamos los instrumentos a ese recorte — sin copiar la norma de un organismo público a una empresa que no la aplica de la misma forma. En otros países, adaptamos clasificación y plazos a las normas de archivo locales.
Organización y recuperación
Definimos esquemas de clasificación, índices, metadatos y reglas de nomenclatura para localizar el documento correcto, en la versión correcta. Vale para el acervo físico que aún existe y para el repositorio electrónico que lo va a recibir.
Digitalización y migración a GED
Apoyamos la selección de qué digitalizar, los metadatos de captura y la transferencia al GED Alfresco. La consultoría Alfresco entra cuando el siguiente paso es implantar, personalizar o evolucionar la plataforma — taxonomía y políticas ya definidas, en lugar de carpetas improvisadas en Share.
Capacitación del equipo
Capacitamos a quien clasifica, a quien busca y a quien administra el repositorio. El archivista sigue dueño del método; TI sigue dueña de la infraestructura. Los dos pasan a hablar el mismo idioma sobre tipos documentales, retención y permisos.
Auditoría y cumplimiento
Apoyamos la preparación para auditorías internas y externas: evidencias de política aplicada, retención, acceso y eliminación. El GED registra lo que el papel solo no prueba.
Método archivístico y sistema GED juntos
Consultoría sin sistema se convierte en una carpeta de normas que nadie opera. Sistema sin consultoría se convierte en un repositorio desordenado, con búsqueda saturada y clasificación vacía. DG une los dos: instrumentos archivísticos y Alfresco Community — on-premise, en la nube de la empresa o alojado por DG — sin costo de licenciamiento.
Si el entorno Alfresco ya existe, el diagnóstico indica qué corregir en la taxonomía, los metadatos y las reglas de custodia antes de nuevos módulos. Si aún no existe, el mismo diagnóstico alimenta el alcance de la implantación.
¿GED empresarial o sistema de biblioteca?
GED y sistema de biblioteca resuelven problemas distintos. Use esta página si el acervo es el archivo de la empresa; busque un ILS si el problema es préstamo y catálogo de libros.
Camino DG
- Archivo de la empresa (contratos, RR. HH., procesos, cumplimiento) — consultoría archivística + GED Alfresco.
- Clasificación, temporalidad, SIGAD / e-ARQ — instrumentos archivísticos y metadatos en el GED.
No es nuestro foco
- Préstamo, acervo de libros, usuarios de la biblioteca — sistema de biblioteca (ILS), no GED.
- Koha, Pergamum, catálogo MARC — software de biblioteca; DG no implanta ese tipo de sistema.
Cómo funciona el trabajo
- Diagnóstico — acervo, sistemas actuales, volumen, normas internas y plazos de decisión.
- Instrumentos — política, clasificación, temporalidad y metadatos alineados al GED.
- Plan de implantación — qué digitalizar, qué migrar, qué configurar en Alfresco.
- Ejecución — organización, digitalización cuando corresponda, configuración del repositorio con el equipo de consultoría Alfresco.
- Capacitación y soporte — entrenamiento del equipo y, si Alfresco ya está en producción, soporte técnico Alfresco Community.
Preguntas frecuentes
¿La consultoría archivística es lo mismo que implantar un GED?
No. La consultoría define el método: qué clasificar, cuánto tiempo guardar, quién accede y cómo eliminar. El GED es el sistema que opera ese método en el día a día. DG ofrece ambos, para que el plan no se quede solo en el documento y el sistema no quede sin regla.
¿Atienden a bibliotecarios de biblioteca pública o universitaria?
El servicio de esta página es gestión de documentos de la organización (archivo empresarial o institucional), no catálogo de libros ni préstamo. Los bibliotecarios que trabajan en un centro de documentación o en el archivo de la empresa — clasificación, temporalidad, GED — son el público correcto. Quien busca Koha, Pergamum o software de biblioteca debe acudir a un proveedor de ILS.
¿Quién decide la compra: el archivista o TI?
En la práctica, los dos. El archivista valida si el GED respeta la clasificación y la custodia. TI valida infraestructura, integración y soporte. El diagnóstico de DG está pensado para que ambos salgan de la reunión con el mismo alcance — y el gestor, con un pedido de presupuesto comprensible.
¿La consultoría sigue el e-ARQ Brasil y el CONARQ?
Usamos el e-ARQ Brasil y las orientaciones del CONARQ como referencia cuando el contexto de la organización lo pide — en especial organismos y empresas con obligación de SIGAD. En empresas privadas y en otros países, adaptamos clasificación y temporalidad a la realidad legal y operativa del cliente, sin forzar un modelo de archivo público donde no aplica.
Ya tenemos Alfresco. ¿Aún necesitamos consultoría archivística?
Sí, si el repositorio creció sin cuadro de clasificación, con carpetas por sector y una búsqueda que devuelve de más. En esos casos el trabajo es corregir taxonomía, metadatos y reglas de retención en el entorno existente, junto con la consultoría Alfresco.
¿El diagnóstico incluye digitalización de papel?
El diagnóstico indica qué digitalizar, con qué metadatos y en qué orden. La ejecución de la digitalización puede entrar en el mismo proyecto o contratarse por separado, según volumen y urgencia. Vea también la página de escaneado de documentos físicos.
¿Necesita organizar el archivo de la empresa y el GED en el mismo plan? Solicite un diagnóstico: DG evalúa el acervo, los instrumentos archivísticos y el papel de Alfresco en su escenario. Hable con un consultor.