Ciclo de Vida del Documento: ¡Lo que Todos Deberían Saber!

Hay un principio y un final para todo en la vida. Esto se conoce como el ciclo de vida. Los documentos son los mismos.

Cada documento en el que trabajamos debe pasar por una secuencia de pasos, desde la creación hasta el archivo o la destrucción. Esto se llama el ciclo de vida del documento.

El ciclo de vida del documento se refiere a las etapas por las que pasa un documento, desde la creación hasta el archivo o la destrucción, según el tipo, el formato y el propósito de la aplicación, según lo determinado por la estructura organizativa y los procesos comerciales subyacentes.

Las empresas deben lidiar con grandes cantidades de datos no estructurados a medida que crecen las tecnologías digitales. Es una dificultad importante convertir esta información en un formato organizado y utilizable.

Como no todos los documentos deben tratarse de la misma manera, es fundamental que las empresas diseñen y especifiquen protocolos internos sobre cómo pretenden manejar sus documentos.

La definición de un procedimiento claro del ciclo de vida del documento es parte de la estrategia general de administración de contenido, que especifica cómo se obtiene, organiza, almacena, protege y entrega la información de la manera más eficiente posible.

Comprender el ciclo de vida de los documentos puede ayudar a las empresas a evitar la pérdida de documentos, la redundancia, la destrucción prematura y otras ineficiencias.

Este artículo discutirá el ciclo de vida del documento, las etapas del documento y el significado de cada paso.

¿Qué es el Ciclo de Vida del Documento?

Como se indicó anteriormente, el ciclo de vida del documento es la serie de fases por las que deben pasar los documentos para que se administren de manera efectiva y produzcan una mayor eficiencia en las operaciones comerciales. Las organizaciones deben monitorear cada paso del camino para cada documento para asegurarse de que no se pierda nada.

Se considera un componente fundamental de la estrategia de gestión de contenido empresarial porque especifica cómo se generan, recopilan, estructuran, almacenan, comparten, protegen y entregan los documentos a los responsables de la toma de decisiones empresariales.

Hay cuatro etapas principales en el ciclo de vida de un documento que incluyen:

• Creación
• Almacenamiento
• Intercambio
• Entrega
• Archivado o Destrucción

Cada paso tiene características diferentes para garantizar que los documentos correspondan a los estándares establecidos por la empresa. En la mayoría de los casos, los documentos van y vienen entre estas etapas.

Estas etapas del ciclo de vida de los documentos son universales para todas las organizaciones; sin embargo, dependiendo de las necesidades del negocio, se pueden cambiar o se pueden introducir fases adicionales, como aprobación de documentos, procedimientos relacionados con el flujo de trabajo, etc.

Etapas del Ciclo de Vida del Documento

Hay un elemento de documento y un estado de documento correspondiente en cada fase, que se especifican de manera diferente en el ciclo de vida del documento.

Cada paso de procesamiento introduce nuevas necesidades de gestión de datos, así como derechos subyacentes y gestión de roles.

Hay cuatro etapas principales del ciclo de vida del documento, que incluyen la creación de documentos, el almacenamiento de documentos, el intercambio y la entrega de documentos, y el archivo o destrucción de documentos.

• Creación de documentos

La generación de documentos es el primer paso en el ciclo de vida. Los documentos se pueden crear o generar de varias maneras y pueden provenir de una variedad de fuentes.

La generación de un documento se puede hacer de varias maneras.

Usar herramientas de procesamiento de texto como Microsoft Word o Google Docs

Parte de un proyecto de escaneo de documentos para convertir documentos en papel a digitales. Desafortunadamente, la mayoría de los documentos comerciales todavía están en papel y es posible que deban escanearse con un escáner, software OCR u otras tecnologías avanzadas.

Recopilado automáticamente de muchas fuentes.

El documento entra en la fase de almacenamiento tan pronto como se crea.

• Almacenamiento de Documento

La segunda etapa en el ciclo de vida de los documentos es el almacenamiento de documentos, donde deben trasladarse a un repositorio de almacenamiento seguro en la nube, un servidor interno o un sistema de administración de contenido o administración de documentos en esta etapa para que se pueda acceder a ellos según sea necesario.

Cuando se trata de almacenar documentos, primero debemos aplicar la indexación, clasificación y categorización básicas para asegurarnos de tener una biblioteca digital bien ordenada.

En esta etapa, también es fundamental que podamos aplicar una variedad de estrategias y técnicas para permitir que los trabajadores accedan a la información lo más rápido posible. Los metadatos y el etiquetado de documentos son dos de esas estrategias.

Los metadatos pueden ser una técnica muy beneficiosa ya que los usuarios pueden buscar cualquier parte de esta información para encontrar un documento y ponerlo en contexto.

El etiquetado de documentos puede ser tan básico como una sola etiqueta o una secuencia de etiquetas que brindan información sobre el contenido y el propósito del documento. Por ejemplo, puede etiquetar un documento con palabras clave como nota interna, presupuesto, comunicación, etc.

La seguridad de revisión, el control de versiones, la sincronización y la gestión/lanzamiento de cambios desempeñan funciones esenciales para agregar seguridad y transparencia al proceso de colaboración en esta etapa.

• Uso Compartido y Entrega de Documentos

En este punto, el documento está operativo y cumple su función.

Este paso define cómo se comparten, colaboran y editan los documentos, ya sea por un individuo o un grupo de personas que utilizan enfoques en tiempo real y no en tiempo real.

Los documentos se pueden compartir a través de la plataforma para una colaboración simple a través de enlaces de vencimiento o enfoques más complejos como comentarios o herramientas de colaboración.

Estos documentos pueden distribuirse internamente (dentro de la empresa) o compartirse con terceros, como subcontratistas, clientes, etc.

Es posible que haya encontrado ciertos documentos que requieren revisión por parte de su supervisor o alguien con mayor conocimiento del tipo de documento. Como resultado, muchas empresas agregan una nueva fase al ciclo de vida del documento para aprobaciones antes de poner los documentos a disposición de otras partes.

• Archivo o Destrucción de Documentos

La cuarta etapa del ciclo de vida es el archivo o destrucción de documentos. La mayoría de los documentos tienen una vida laboral finita. Una vez que un documento ha cumplido su propósito, debe conservarse o destruirse de acuerdo con el plan de retención de registros de una organización para mantener el cumplimiento de las normas y reglamentos gubernamentales o de la industria.

Usando un sistema, este procedimiento se puede automatizar, lo que resulta en menos errores e interacción humana.

Estado del documento en el ciclo de vida

Dependiendo de las demandas de su organización, cada documento tendrá un estado diferente a lo largo de su existencia, como en proceso, enviado, aprobado, publicado, rechazado y caducado.

Repasemos los 6 estados principales:

1- En proceso

El documento se generó recientemente o se está creando una nueva versión del documento.

2- Enviado

El documento se envía para su revisión y aprobación.

Este estado está activado o desactivado según el tipo de documento.

3- Aprobado

El documento debe ser aprobado por la parte correspondiente después de que se haya presentado para su revisión. Una vez aprobado, el estado del documento cambiará a “Aprobado”.

Algunas empresas también agregarán un nuevo estado al documento, “Aprobado con comentarios”.

4- Liberado

La versión del documento ha sido emitida y no se pueden realizar cambios.

5- Rechazado

Esta versión del documento no ha sido aprobada. El documento vuelve a la fase de edición o se finaliza.

6- Caducado

Como la versión del documento ya no está disponible activamente en el ciclo de vida del documento, no se pueden realizar operaciones posteriores (impresión, modificación, creación de versiones) en él.