La complejidad y el costo de implementar la gestión de contenido empresarial (ECM) pueden ser una amenaza para las empresas modernas. Con tantas tareas por realizar con ECM, es fácil sentirse abrumado e inevitablemente algo se desmorona, lo que genera consecuencias negativas.

Una estrategia de gestión de contenido empresarial es un plan que ayuda a las empresas con su gestión de contenido digital. Incluye procesos y herramientas para identificar, administrar, almacenar y compartir contenido entre las diversas ubicaciones y departamentos de la empresa.

Este completo artículo lo ayudará a planificar una estrategia de ECM exitosa que conduzca a una integración perfecta entre departamentos.

¿Qué es una estrategia de gestión de contenido empresarial?

Enterprise Content Management (ECM) es un conjunto de herramientas de software que ayudan a administrar el contenido digital. ECM se puede utilizar para gestionar documentos, datos, sitios web y otros activos digitales.

Una estrategia de administración de contenido empresarial incluye procesos y herramientas para identificar, administrar, almacenar y compartir contenido en múltiples ubicaciones y departamentos en toda la empresa.

¿Por qué su empresa necesita una estrategia ECM?

En la era digital actual, las empresas dependen de una variedad de contenido digital para ofrecer sus productos y servicios. Muchas empresas ahora están produciendo más contenido que nunca. Con la explosión de nuevos contenidos digitales, la necesidad de gestión de contenidos empresariales (ECM) se vuelve esencial para sostener el crecimiento empresarial.

Una estrategia de ECM se centra en proporcionar a los empleados y clientes información y recursos sobre su empresa y sus valores. ECM se trata de desarrollar una estrategia para administrar información sobre temas y eventos internos y externos. ECM es la forma de comunicación de una empresa, que puede estar arraigada en las formas tradicionales de los medios, como la publicación impresa y electrónica, pero también se encuentra en fuentes más contemporáneas, como las redes sociales, blogs, podcasts y transmisiones de video.

Las estrategias de administración de contenido empresarial están diseñadas para ayudar a su empresa a administrar y controlar fácilmente el contenido generado en su organización. Son cruciales para garantizar que todo el contenido se gestione de manera eficiente y eficaz.

10 pasos para desarrollar una estrategia ECM eficiente y efectiva

Desarrollar una estrategia y un plan de ECM es una tarea que requiere mucho tiempo. Este proceso debe estar bien definido y debidamente preparado para aumentar la probabilidad de su implementación en varias divisiones de su organización.

Los pasos para desarrollar una estrategia de gestión de contenido empresarial incluyen:

1. Defina su estrategia y objetivos de contenido;
2. Desarrolle un proceso de administración de contenido que satisfaga sus necesidades;
3. Implementar el proceso para lograr sus objetivos;
4. La consistencia y la escalabilidad son claves para el éxito;
5. El contenido debe crearse de tal manera que se pueda compartir fácilmente con otros;
6. Supervisar y medir el éxito;
7. Administrar cambios;
8. Definir la gestión del ciclo de vida del contenido ;
9. Identificar cómo se capturará e indexará el contenido;
10. Directrices de configuración para el control de contenido.

Cómo implementar una estrategia de gestión de contenido empresarial

Una estrategia de administración de contenido empresarial es un enfoque estratégico para administrar y entregar contenido en toda la empresa. Ayuda a las organizaciones a capturar, organizar y difundir información de manera coherente con los objetivos comerciales de su empresa.

Una estrategia ECM se puede implementar de varias maneras, que incluyen:

• Gestión de contenido mediante un sistema de gestión de contenido empresarial (ECMS);
• Integración de ECMS con otros sistemas como ERP, CRM y sistemas de recursos humanos;
• Aprovechar los procesos existentes para mejorar la eficiencia y la eficacia

¿Cómo implementar un caso de negocio para una estrategia de gestión de contenido empresarial en su organización?

A medida que cambia el panorama digital, también debe cambiar la forma en que se gestiona el contenido. La estrategia de administración de contenido empresarial es uno de los pasos más importantes para que las organizaciones se mantengan al día con el mercado en constante cambio.

El primer paso para implementar una estrategia de ECM es determinar qué necesita y quiere su empresa. Esto lo ayudará a determinar si su empresa debe o no adoptar un enfoque centralizado o descentralizado para su estrategia. Si ha determinado que su negocio necesita un enfoque centralizado para administrar su contenido empresarial.

El siguiente paso es determinar qué tipo funcionará mejor para ellos. Esto estará determinado por la industria en la que se encuentra la empresa y cuántos repositorios necesitan administrar. Una estrategia centralizada es cuando una empresa tiene un repositorio donde se almacena todo el trabajo realizado. Este tipo de enfoque es adoptado con mayor frecuencia por empresas que no son lo suficientemente grandes como para tener los recursos necesarios para una estrategia descentralizada. Si bien este tipo de enfoque tiene sus beneficios, también tiene muchas limitaciones y desventajas.

Una estrategia de administración de contenido descentralizada es cuando una empresa administra sus repositorios de una manera que permite la máxima flexibilidad. Las empresas adoptan una estrategia de gestión de contenido empresarial descentralizada, que tienen los recursos para tener muchos repositorios diferentes, y la empresa puede evolucionar con el tiempo.

¿Cuáles son los beneficios de una estrategia integral de administración de contenido empresarial?

La estrategia de gestión de contenidos empresariales es una herramienta fundamental para que las empresas gestionen sus contenidos. Esto les ayuda a mejorar su productividad, calidad y consistencia.

Algunos de los beneficios de esta estrategia son:

Mayor productividad

Con la administración de contenido empresarial, puede crear y publicar contenido más rápido que nunca. Esto le ayuda a aliviar la creciente presión sobre su equipo.

Mejor calidad

Con la administración de contenido empresarial, puede estar seguro de que el sitio web de su empresa está a la altura y que sus clientes obtienen exactamente lo que necesitan. También puede usarlo para garantizar que su presencia en línea sea consistente en todos los canales, como impresos, digitales, redes sociales, etc.

costos reducidos

Una estrategia integral de ECM lo ayudará a ahorrar dinero en almacenamiento y espacio de almacenamiento para administrar todos sus datos.